Farklı ölçeklerdeki işletmeler ERP çözümlerinden nasıl faydalanabilir?

İşletmeler kendi içerisinde belirli standartların göz önünde bulundurulması ile birlikte farklı ölçeklere ayrılır. Bu bağlamda öncelikli olarak hem Türkiye hem Avrupa hem de ABD’de kullanılan bazı kıstaslar, bu sınıflandırmanın yapılmasında tercih edilmektedir. Bu kapsamda işletmeler nicel ve nitel özelliklerine göre sınıflandırılabilir. İşletmelerin belirli sınıflandırmalar ile birbirinden ayrılması sayesinde kurumsal kaynak planlama sistemleri kullanımı da değişiklik oluşturur. Çünkü her işletme bu sistemler içinde yer alan her bölüme ihtiyaç duymayacaktır.

Nicel ve nitel sınıflandırma sırasında işletmeler bazı kıstaslara göre belirli bir sınıf içerisine girer. Örneğin, nicel sınıflandırma yapılırken,

• İşletmenin çalışan sayısı,
• Ticari ve mali bilanço büyüklüğü,
• Belirli bir dönemde elde ettiği kazanç,
• Karlılık gibi noktalar göz önüne alınır.

Nitel sınıflandırma için ise işletmenin ne kadar bağımsız olduğu hesaba katılır. Yani bir işletmenin KOBİ sınıfında bulunması için sermaye ve hisse senetlerinin ne kadarının işletmeye ait olduğu, ne kadarının dağınık durumda bulunduğu hesaba katılır. Ayrıca girişimcinin işletmede faal bulunması, organizasyon şekli ve iletişim sistemleri gibi noktalar göz önünde bulundurulur.

Belirlenen bu ayrıntılar ile birlikte işletmeler nicel ve nitel özellikleri ile belirli bir ölçüye sahip olarak sınıflandırmaya tabi tutulduğunda, 4 farklı sınıf göz önünde bulundurulmalıdır. Bu kapsamda işletmeler ilk aşamada mikro sonrasında ise küçük boyutlu, orta boyutlu veya büyük boyutlu işletme olarak göz önünde bulundurulabilir. Bu kapsamda küçük ve orta boyutlu işletmeler ülkemizde KOBİ sınıfında yer alarak; ihtiyaçlar, yönetim, iş ve işlemler konusunda aynı bir yapıya sahiptir.

Ayrıca işletmelerin sahip olduğu bu ölçeklere bağlı olarak da yine çalışan sayısı ve sermaye yapısı ile KOBİ sınıf içerisinde derecelendirilmesi mümkündür. Bu bağlamda Türk Ticaret Kanunu’na göre küçük ve orta boy işletmeler dışında mikro işletmeler de KOBİ olarak adlandırılan işletmeler içerisinde yer almıştır. Bu bağlamda yapılan son revizeler ile birlikte Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmelerin (KOBİ) Tanımı ve Niteliklerini Belirleyen Yönetmelik çerçevesinde;

• Mikro işletmeler; 10 kişiye kadar çalışan bulunduran ve 3 milyon TL sermayeyi aşmayan işletmelerdir.
• Küçük işletmeler, 50 kişiye kadar çalışan bulunduran ve 25 milyon TL sermayeyi aşmayan şirketlerdir.
• Orta büyüklükteki işletmeler ise 250 kişiye kadar çalışan bulunduran ve bilançosunda 125 milyon TL üstüne çıkmayan şirketlerdir.

Belirlenmiş bu üç sınıf ile birlikte KOBİ işletmelerinin her biri ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde müşteri yönetimi, bilanço kontrolü, ön muhasebe, müşteri ilişkileri, stok yönetimi gibi birçok farklı işlemi gerçekleştirmek için ERP kullanabilir.

Ayrıca bu ölçülere sahip olan işletmeler dışında büyük ölçekli işletmeler, daha üst sermaye koşullarına ulaşmış ve çalışan sayısı gibi noktalarda belirli boyutlara yükseltmiş işletmeler oluşturmaktadır. Genellikle büyük ölçekli işletme kurulumu gerçekleştirmek için ilk aşamada bir KOBİ olarak sektöre giriş gerçekleştirmek ve sonrasında üretim ya da hizmet ile birlikte büyüyerek kar elde etmek gerekir.

İşletmeler organik bir yapı gibi düşünüldüğünde, öncelikle kurulum sonrasında büyüme aşaması ile karşılaşırlar. Büyüme aşamasında çevre, teknoloji, müşteri ihtiyaçları, rekabet ve ekonomik koşullar önemli faktörler olarak büyümeyi destekler. Artan satışlar, daha fazla kazanç elde edilmesi, daha fazla personele ihtiyaç duyulması gibi nicel ve nitel değişkenler büyüklüğü ortaya çıkarır.

Büyük işletmeler aslında 250 üzerinde personel bulundurması gereken işletmeler olsa da ülkemizde 100’den fazla kişi çalışan işletmeler büyük ölçekli işletme olarak göz önüne alınabilir. Bu tür işletmeler genellikle anonim şirket şeklinde kurulduktan sonra sermaye piyasasında da önemli bir yere sahip olur ve hisse senetleri gibi ayrıntılar ile halka açılan bir yapı gösterir.

Büyük işletmeler içerisinde üretim daha kapasiteli, hizmet daha kapsamlı ve standart kalite daha güçlü bir şekilde elde edilebilir. Özellikle modern işletmecilik uygulamaları sıklıkla kullanılırken, seri üretimler, daha düşük riskler ve daha yüksek bir muhasebe gibi ihtiyaçlar ortaya çıkar. Bu durumda ERP sistemi bu tip işletmelerde daha kapsamlı ve daha faydalı bir şekilde kullanılabilir.

Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılımı (ERP) hakkında bilinmesi gerekenler

Bir işletme içerisinde bulunan kurumsal kaynakların planlanması yani nasıl kullanılması gerektiğinin ortaya çıkarılması, tüm işletmeler içerisinde önemli bir yapı oluşturur. Hangi sektörde yer alırsa alsın mikro, küçük, orta veya büyük boyutlu işletmelerin tümünde değişen ölçeklerde faktörler ve karakterler yer alır. Bu nedenle bu karakterlerin hepsi kaynak planlama sistemleri içerisinde değerlendirilerek, planlamalar, gelecek hedefleri, yönetim ve disiplin sağlanması gibi kazançlar elde edilebilir.

Her işletme işleyiş sırasında belirli süreçler ile birlikte hizmet veya ürün sunma yapısına sahiptir. Yani sadece büyük ölçekli şirketler değil, KOBİ olarak adlandırılan küçük ölçekli işletmeler için de işleyiş sırasında birçok planlama ve kaynak yönetimi gibi ihtiyaçlar bulunmaktadır. Bu bağlamda kurumsal kaynak planlaması kullanılması vasıtası ile süreçler daha verimli bir şekilde yönetilebilir ve işletmede maliyetler azaltılırken, zaman tasarrufu elde edilebilir.

ERP (Enterprise Resource Planning) olarak adlandırılan yazılımlar ülkemizde de ticaret hayatı içinde vazgeçilmez ihtiyaçlardan birini oluşturmayı başarmıştır. Bu bağlamda da öncelikle ‘ERP nedir?’ sorusunun cevaplanması faydalı olacaktır. Bu yazılımlar bir şirket içerisindeki maddi kaynakları, yönetim operasyonlarını, üretimi, sunulan hizmetleri, insan kaynaklarını ve tedarik zincirinin gerçekleştirdiği tüm faaliyetleri bir iş süreci içerisinde birleştirir. Yani bu bağlamda yazılımlar sayesinde işletme içerisinde bulunan tüm süreçler birbiriyle girift olarak sanal ortam üzerinde kullanılan karlı ve uyumlu bir hale gelir.

Ayrı bir nokta olarak, kaynak planlama yazılımları açısından ERP açılımı kapsamında da veri yönetimi gerçekleştirmek ve otomasyon oluşturmak için çok önemli yeteneklere sahip olduğu belirtilebilir. Bu sayede her işletme içerisinde gerekli eğitimleri alan personellerin kullanımı ile birlikte kullanıcılar daha doğru kararlar alabilir ve tüm personeller aradıkları bilgiye çok daha kolay bir şekilde ulaşabilir. Bu bağlamda yazılımlar bugün neredeyse her işletmede ihtiyaçları karşılayan bir yapı ile birlikte birçok önemli fayda sağlar.

Kaynak planlama yazılımlarının faydaları sırasıyla gözden geçirilebilir. Bu kapsamda;

• Bir işletmeye hammaddenin girişinin gerçekleştirilmesinden üretilen ürünün müşteriye ulaşmasına kadar tüm adımlarda daha fazla kontrol gerçekleştirilebilir.
• Ortak bir veritabanı kullanılması sayesinde veriler gerçek zamanlı olarak tek bir ekranda görünebilir ve her yetkili kişi bu verilere ulaşarak, daha hızlı ve iyi bir karar verme süreci elde edebilir.
• Yüksek bir verimlilik elde edildiğinden dolayı daha düşük hata oranı ile karşılaşılır ve tekrar eden görevler ortadan kaldırılarak maliyetler düşürülebilir. Yani rekabet ortamında daha güçlü bir işletme elde edilebilir.
• Tüm verilerin tek bir ortam üzerinde birleşmesi ve birbirleriyle entegre biçimde bulunması sayesinde ilerleyen vadedeki hedefler daha rahat planlanabilir ve gerçekçi tahminler sağlanabilir.
• Her seferinde yeniden emek vererek bazı görevleri yeniden hazırlamak yerine, otomatik görevler ve periyodik işlemler gerçekleştirilmesi ile daha az hatalı ve verimli çalışma sistemleri elde edilebilir.
• İşletmelerde personellerin durumu, hammadde ihtiyacı, malzeme ihtiyacı, malzemenin kullanımı, ürün stokları ve satın alma ihtiyaçları gibi her nokta tek bir ekranda görülerek optimizasyon elde edildiğinde daha yüksek performans sağlanabilir.

Kaynak planlama yazılımları öncelikli olarak işletmenin kendi iç yapısı sonrasında müşteriler ve tedarikçilerin bir araya geldiği bir ekosistem oluşturur. Bu sayede etkin bir yönetim becerisi sağlaması ile birlikte bu yazılımlar öncelikle her işletme içerisinde belirli lisansların satın alınması sayesinde kolayca elde edilebilir. Sonrasında öncelikli olarak kurulum gerçekleştirecek, yazılımları kullanacak ve takip edecek kişilerin eğitim alması önemlidir. Sonrasında ise kullanım sağlayacak her kişinin iyi bir eğitim alması ile sorunsuz bir kullanım sağlanabilir. Bu konuda alınan yazılım için her zaman teknik destek alınması gibi avantajlar yer almaktadır.

Bugün işletmelerde ERP programı kullanacak olan kişi, öncelikle lisans satın alınan firma ile görüşme gerçekleştirerek, görev tanımlarını ve ihtiyaçları tespit eder. Bilgisayar ve internet sistemleri konusunda yeterli teknik bilgiye sahip olan herkes, bu konuda organizasyon içerisindeki konumuna bağlı olarak programın kullanılması için eğitim alabilir. Genel kapsamda yetki alan personel;

• Yazılımların kurulması,
• Kurum ihtiyaçlarına göre özel bir hale getirilmesi,
• Daha iyi bir konuma ulaştırılması,
• Yenilik ve geliştirmeler yapılması,
• Bakım ve devamlılık sağlama,
• Kullanıcılara destek verme gibi noktalarda görevli olacaktır.

Özellikle bu yazılımların kullanılması ile birlikte kurumsal kaynak planlama (ERP) ve veri analizi ilişkisi elde edilmektedir. Çünkü yazılımlar sayesinde kurum içerisindeki tüm yönetim süreçleri birbirleri ile entegre olarak tek bir sistem üzerinde birleşir. Bu sayede de tüm veriler ortak bir veri tabanı içerisinde kayıt altına alınır.

Ortak bir noktada birleşen veriler, istenilen her zaman ve her işlem amaçlı olarak analiz edilme imkanı oluşturduğu için anlamlı bir bilgi sonucu sağlayacaktır. Daha eski dönemlerde işletmelerde veri toplamak çok büyük bir sorun oluştururken, bugün kaynak planlama yazılımlarının sayesinde veriler, istenilen her an veritabanı içerisine girilir, kayıt altına alınır ve her zaman ulaşılan bir hale getirilebilir. Veriler tek bir noktada toplandığı için istenilen her zaman kolayca rapor elde edilebilir. Bu bağlamda da firmaların özellikle büyük boyutlu işletmelerin ortaya çıkan bu büyük veri miktarlarını daha rahat yönetmesi için kaynak planlama yazılımları, iş zekası yazılımları ile birlikte çalışabilir.

Bir kaynak üzerinden giriş gerçekleştirilmiş bir veri sayesinde yetkisi bulunan ve ihtiyaç gören her kişi aynı sistem üzerinden bu verileri izleme avantajı elde eder. Ayrıca herhangi bir noktadan, örneğin stok açısından girilmiş bir veri, diğer kısımlar içerisinde de bir girdi olarak kullanıldığında, birbirleri ile bağımlı veriler elde edilir. Yani genel bir standart sistem elde edilirken, daha verimli bir kullanım gerçekleştirilebilir. Bu sayede de küçük veya büyük tüm işletmelerde kurumsallaşma yapısı ortaya çıkar.

Mikro işletmeler için ERP çözümleri

10 kişiye kadar ulaşan bir personel sayısına sahip olan ve herhangi bir dönemdeki bilanço oranı 3 milyon TL üzerine ulaşmayan işletmeler mikro işletme olarak adlandırılır. Bu bağlamda mikro işletmeler, çok daha büyük boyutlu işletmelere göre kaynak planlama yazılımlarını kullanma açısından daha pratik ihtiyaçlara sahiptir. Çünkü bu tip işletmelerde muhasebe programı, hammadde girdisi, ürün çıktısı ve personel planlaması gibi her nokta daha pratik ve hızlı şekilde yapılabilir.

Mikro işletmeler için kaynak planlama yazılımları kullanılması vasıtası ile finansal hesaplar, muhasebe, fatura işlemleri, üretim, süreç yönetimi gibi birçok alanda kolaylık elde edilebilir. Bu bağlamda da mikro ölçekte yer alan işletmeler için ‘ERP çözümleri nedir?’ sorusunun cevaplanması açısından; yazılımlar sayesinde elde edilen çözüm kapsamında, kaynakları en etkili şekilde yönetmek ile birlikte zaman ve maliyet açısından tasarruf edildiğinden bahsedilebilir. Bu sayede de büyüme hedefleri daha yakın bir konuma gelecektir.

Genel çerçevede mikro işletmeler için kullanılacak kaynak planlama yazılımları sayesinde önemli faydalar elde edilebilir. Bu faydalar sırasıyla;

• Zaman tasarrufu elde edilmesi,
• Maliyet avantajı sağlanması,
• Maliyet yönetiminde daha fazla verimlilik,
• Siparişten başlayarak sevkiyata kadar tüm süreçlerin geniş çerçevede yönetilmesi,
• İhtiyaçlara uygun şekilde yapının uyarlanması olarak ele alınabilir.

Mikro ölçekli işletmeler küçük bir yapı ve küçük bir sermaye ile kurulduktan sonra ana hedef, kısa süreçte ve doğru bir şekilde büyüme sağlamaktır. Bu nedenle muhasebe süreçlerinden yönetim süreçlerine kadar her noktanın tek bir sistem üzerinde yönetilmesi ile daha hızlı bir şekilde hedeflere ulaşmak mümkün olabilir. Özellikle bu süreç içerisinde muhasebe süreçlerinin ve sonrasında da üretim, hizmet ve yönetim süreçlerinin doğru yönetilmesi ile mikro işletmeler esnek bir yapı elde edecektir.

Orta ölçekli işletmeler için ERP çözümleri

Mikro ölçekli ve küçük ölçekli işletmeler için kaynak planlama yazılımları, sağladıkları çözümler ile net bir şekilde kullanım avantajları oluşturmaktadır. Diğer kapsamda büyük ölçekli işletmeler için ise bu yazılımlar çok daha kapsamlı ve iş zekası ile entegre şekilde çalışacak ihtiyaçlar ortaya çıkarır. Ancak orta ölçekli işletmeler tarafından kullanılacak yazılımlarda da birçok farklı faktör görülmektedir.

Orta ölçekli işletmeler, bir mikro ölçekli işletme, yani küçük boyutlu işletme olarak kurulmuş ve sonrasında belirli bir boyuta yani 250’ye kadar personeli bulunan ve 25 milyon TL’ye kadar bilançosu bulunan bir yapıya ulaşmış olabilir. Aslında ülkemiz koşullarında bu tür bir yapı büyük ölçekli bir işletme olarak da görülebilir. Bu yapıya sahip olan orta ölçekli işletmelerde de yine gelecek büyüme planları bulunmasına rağmen bu planlar çok daha uzun bir vadeye yayılabilir.

Uzun vadede gerçekleştirilecek büyüme planları ve çok daha kapsamlı şekilde gerçekleştirilecek iş süreçleri ile birlikte ilerleyen dönemlerde büyük ölçekli bir işletme konumla ulaşmak mümkündür. Bu nedenle orta ölçekli işletmeler için kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımları genellikle sınırlı bir bütçe ile kullanılır. Bu duruma bağlı olarak sunulan çözümler ile birlikte genellikle reel şekilde hedeflenen noktalar, yönetim sırasında karşılaşılan problemler ve temel ihtiyaçlar göz önünde bulundurularak yazılımlar kullanılmaktadır.

Büyük ölçekli işletmeler için ERP çözümleri

Büyük ölçekli işletmeler için diğer tüm işletmelere göre personel sayısı, bilanço, elde edilen kazanç, üretim kapasitesi gibi her nokta aslında en üst seviyeye ulaşmış olabilir. Hatta işletme çok büyük bir sınıfta yer alsa dahi halen büyüme hedeflerine ve yayılma hedeflerine sahip olabilir. Örnek olarak bugün Türkiye genelinde hizmet veren ve çok yüksek bir kurumsal yapıya sahip olan işletmeler bu yapı için bir örnek oluşturabilir.

Büyük ölçekli işletmeler, kendi yapısı içerisinde onlarca farklı departman, farklı rollere sahip olan karakterler ve süreçler açısından da birçok hareketli sisteme sahiptir. Yani çok yönlü bir işletme ile karşılaşıldığı için kaynak planlama yazılımlarının da küçük ve orta ölçekli işletmelere göre çok daha karmaşık ve kapsamlı olması gerekecektir. Çok daha uzun vadeli bir şekilde hedefleri ve daha yüksek büyüme planları bulunan bu tür işletmelerde, ERP çözümleri açısından da geniş faktörlü yazılımlar kullanılmalıdır.

Büyük ölçekli işletmeler birçok farklı iş sürecini ve çok yüksek miktarda veri girişini göz önünde bulundurarak, kaynak planlama yazılımları açısından kapsamlı yazılımları tercih etmelidir. Çünkü bu tür işletmelerde sadece muhasebe veya sadece müşteri ilişkilerinin yönetilmesi gibi noktalarda dahi geniş kapsamlı bir yazılım ile çalışma sağlanmalıdır. Seçilen yazılım, hem bütçe yönetimi hem de organizasyon yönetimi açısından kilit noktalar ile başarı getirmelidir.

Bugün kaynak planlama yazılımları tek bir sistem olarak görülmemeli ve işletmelerin ihtiyaçlarına göre geliştirilmiş ve daha genişletilmiş bir yapı olarak görülmelidir. Büyük ölçekli işletmelerde teknolojik altyapı da çok yüksek bir noktaya ulaşır ve iş hacmi giderek artış gösterirken, etkili bir süreç yönetimi ve denetimi mutlaka önemli bir hale gelir. Özellikle belirli bir lokasyonun dışına çıkarak ülke geneline yayılmış olan bu tip işletmelerde iç uygulamalar ile destek sağlanan, özel bir yapılandırma oluşturan ve sektörel ihtiyaçlara göre spesifik ayrıntıları bulunan kaynak planlama çözümleri elde edilmelidir.

Büyük ölçekli işletmelerde iş süreçleri sırasında çok daha yüksek maliyetler ile karşılaşılabilir. Elde edilen yazılımların sağladığı çözümler ile daha düşük maliyetler elde edilmesi, zamanın daha etkin kullanılması ve süreç yönetimlerinin daha pratik bir şekilde sağlanması düşünülmelidir. Bu yazılımlar içerisinde işletmenin personellerinden başlamak üzere işletmenin üretim hattı, dağıtım hattı ve müşteri ilişkileri hattı gibi her noktada kalite ve verimlilik ortaya çıkarılmalıdır.

Bugün büyük ölçekli işletmeler için departmanlar arasında iletişim ve disiplin sağlayan, karmaşık süreçleri bir düzen içerisinde alan ve müşteri ilişkilerini de de pratik bir hale getiren kaynak planlama yazılımları bulunmaktadır. Bu yazılımlar sayesinde

• Uygun bir maliyetle kapsamlı bir yönetim,
• İhtiyaçlara göre özel bir yazılım,
• Bütün iş süreçlerinde zengin fonksiyonlar,
• Üretim süreçleri için hassas uygulamalar,
• İşletmenin grup şirketlerini tek bir merkez üzerinden yönetme gibi avantajlar elde edilebilir.