ERP Nedir, Şirketler İçin Neden Önemlidir?

ERP Nedir? Önce bu soruya cevap verelim: Türkçeye “Kurumsal Kaynak Planlama” olarak çevrilen ERP (Enterprise Resource Planning) sistemleri, “kurumsal” olan ve sahip olduğu “kaynaklar”ı (para, iş gücü, malzeme, makine parkı, sabit kıymetler vb) bir “planlama” yaklaşımıyla kontrol eden tüm firmaların “stratejik” yönetim aracıdır. Kaynaklar terimi aynı zamanda, işbirliği halinde olunan nakliyeciler, gümrükçüler, sigortacılar gibi 3. parti iş ortaklarını da kapsar.

Bir ERP sistemini anlamlı kılan 3 bileşenden en önemlisi “kurumsallık” kavramıdır. Firmanın iş süreç (satın alma, satış, mali işler vb) ve fonksiyonlarını (stok kontrol, nakit akışı, maliyet vb) organizasyon şeması içerisinde üstlenen kişiler, aslında, ERP sistemlerinde yer alacak son, anahtar ve süper kullanıcılardır. Hangi unvanlı kişinin hangi fonksiyonları yerine getirebileceği; hangi raporları, listeleri ve veri seti bileşenlerini (tedarikçi/müşteri cari kartları, risk limitleri, satış fiyat/iskontoları vb) görebileceği, ERP’ler içindeki yetkilendirme matrisleri sayesinde firmanın kurumsallaşmasına önayak olur.

ERP neden kullanılmalı?

Firma çalışanlarını birbirleriyle entegre etmenin ve koordinasyon içinde eşgüdümlü hareket etmelerini sağlamanın en basit yöntemi ERP kullanmaktır. Böylece, telefon, e-posta, SMS, mesajlaşmalar veya uzun ve sık sık yapılan toplantılarla, firma mensuplarının satış siparişleri, ödemeler, tahsilatlar ve diğer iş fonksiyonları hakkında birbirlerine bilgi verme ihtiyacı en aza iner.
ERP’lerin üstlendiği bir diğer görev, firma kaynak ve veri/bilgilerini merkezileştirmesidir. Merkezi yapının olmadığı firmalarda aşağıdaki küçük örnek iş akışı (satın alma siparişi, kantar, hammadde depo ve kalite) süreçlerinde geçen; tedarikçi firma adı, malzeme adı, malzeme kodu gibi en temel 3 veri, ilgili her bölümde mükerrer olarak kullanılan formlara işlenir. Verilerin her bölümde mükerrer olarak manuel işlenmesi, ERP kullanmayan firmalarda en sık rastlanan, hataya açık ve zaman kayıplarına neden olan bir uygulamadır.

Henry FORD’un 1908 – 1927 yılları arasında 15 milyon adet satan T modeli, montaj hatlarında 93 dakikada üretilebiliyordu. Bugün TOYOTA’nın Motomachi fabrikasında otomobil üretim çevrim zamanı ise 2,2 dakika. 1900’lü yıllarda aynı modelden 15 milyon araç üretilebilirken, 2000’li yıllarda aynı montaj hattında (Magna International) parti büyüklüğü 1 olan, yani her modelin farklı olduğu otomobiller arka arkaya imal ediliyor.

ERP bölümleri nelerdir?

Yukarıdaki örnek, iş dünyasının günümüzde karşı karşıya kaldığı rekabetçi ve acımasız ortamı gayet sade şekilde açıklıyor. Diğer bir deyişle, büyük ölçekli basit üretimler yerine lot büyüklüğü az ve çok karmaşık imalatlar, günümüzün modası haline geliyor. Üreticilerin hükümdar olduğu Endüstri 2.0 ve 3.0’dan müşterinin kral olduğu Endüstri 4.0 devrine geçilmesiyle, kontrol etmek/yönetmek zorunda olduğumuz veri/bilgi sayısı da eksponansiyel (üssel) olarak artmış bulunuyor. 

Firmalar arası sıkı rekabet, maliyetlere hakimiyeti baş role çıkarıyor. Artık paçal yani toplu maliyet hesaplamak yerine, her bir ürün (SKU), proje ve hizmet için ayrı ayrı, detaylı maliyetlerin bilinmesi isteniyor. Sık fakat küçük siparişler, hakim olunmak zorunda olunan büyük veriler, zaman baskısı (talebin alınmasından siparişin mükemmel olarak karşılanmasına kadar geçen süre) ve hatasız operasyonların gerekliliğiyle birleşince, bir sistem yani ERP olmadan işin sürekliliğini sağlamak neredeyse imkânsız bir hal alıyor.

ERP’nin sağladığı tek, merkezi ve koordine yapı olmadan, müşteri tahsilatı ile tedarikçi ödeme çevrim zamanlarını hesaplamak, ancak farklı bölümlerin ayrı ayrı tuttukları raporların birleştirilmesiyle sağlanabiliyor. Bu yönüyle ERP, firma içindeki dağınık veri adacıklarını tek bir kara parçası haline getiren araç görevini üstleniyor.

Yönetmek zorunda olunan büyük ve kompleks iş süreçleri arasındaki yetersiz iletişim ve kağıtlı ortamda harcanan uzun zamanlar, ERP’ye ihtiyacın en basit göstergeleri. Organizasyon içindeki günlük basit işlerde önemli fonksiyonları yönetmeyi ve süreçleri otomatize etmeyi sağlayan ERP’ler, çalışanların dikkat gerektiren daha kritik işlere odaklanabilmesi için gereken boş zamanı sağlıyor. İlgili durum sadece iş gücü verimliliğini artırmakla kalmıyor, operasyonel ve genel yönetim giderlerinin de dramatik olarak düşmesine yarıyor. 

Neden ERP kullanmak tercih edilmeli?

İş süreçlerinin standartlaştırılması ve çalışanların görev/sorumlulukların basitleştirilmesi için, ERP yatırımları tercih ediliyor. Yeni gençliğin tercihleri, sık sık iş değiştirmeyi beraberinde getiriyor. Personel çevrim hızı yüksek olan firmalarda adaptasyon ve sürekliliği sağlamak için, ERP iyi bir rehber görevini görüyor. Organizasyona yeni katılanlara işi eski çalışanların öğretmesi yerine, ERP’ye tanımlı iş akış ekranları üzerinden eğitim verilmesi, sağlıklı olan yöntem. Çünkü, eski çalışanların doğru süreçleri aktaracağının hiçbir garantisi bulunmuyor.

E-dönüşüm yani e-fatura, e-defter, e-arşiv ve son olarak da ihracat süreçleri için e-irsaliye, firmaları sistemli yani ERP temelli çalışmaya iten bir diğer değişim. E-irsaliyede GTİP (Gümrük Tarifesi İstatistik Pozisyonu) kodlarının ürünlerle manuel eşleştirilmesi bile durumun vahametini göstermek için yeterli.

Kurumsal hafızanın oluşması, çalışana değil sisteme dayalı yönetim tarzının desteklenmesi, doğru bilgiye kısa zamanda ve otomatik olarak ulaşılması isteniyorsa; ERP dünyasının sunduklarına mutlaka detaylı olarak bakılması gerekiyor.