Özlük dosyası nedir, ne işe yarar?

Özlük dosyası şirketlerin insan kaynakları tarafından hazırlanan ve işçi işe girdiğinden itibaren ayrılana kadar güncel tutulması gereken belgelerin tamamını kapsar. İş Kanunu'nun 75. maddesinde özlük dosyası ile ilgili şöyle bir hüküm yer alır: "İşçinin kimlik bilgilerine ek olarak işçi adına düzenlenmiş her belgenin gerektiği zamanda yetkili mercilere sunulduğu ancak gizlilik esasının olduğu durumlardır." Çalışanın çalıştığı süre boyunca işle ilgili tüm durumlarının kayıt altına alınarak muhafaza edilmesi özlük dosyasının temelini oluşturur. Peki, özlük dosyası ne işe yarar, nasıl hazırlanır ve gerekli evraklar nelerdir?

Özlük dosyası ne işe yarar?

 Özlük dosyası her şeyden önce işle ilgili her türlü eylem ve tutumun kayıt altına alındığı resmi belgeler olduğundan kanuni bağlayıcılık sağlar. İş veren ve işçi arasındaki herhangi bir uyuşmazlıkta taraflar kanıt olarak kullanabilir. Özlük dosyalarında personel bilgilerinin derli toplu ve kanuna uygun olarak olarak tutulduğu için resmi denetimlerde iş verenlere kolaylık sağlar. 

Personel özlük dosyası nasıl hazırlanır?

Öncelikle personel özlük dosyasının sürekli çalışanlar için hazırlandığını belirtmekte fayda var. 30 günden az çalışanlar için özlük dosyası hazırlanmaz. Peki özlük  dosyası nasıl hazırlanır? 

Öncelikle tüm departmanlardaki çalışanlar için birer klasör hazırlanır ve klasöre çalışanın adı ve soyadı yazılır. Özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler bir liste olarak hazırlanır ve dosyanın içine koyulur. Her bir personel için özlük dosyasında olacak belgeler farklı olacağından evrak listesi kişiye özel düzenlenir. Personel işe devam ederken ve işten ayrılırken gereken belgelere göre özlük dosyası revize edilir. Eğer kurumlar özlük dosyasını eksik tutarsa idari para cezasına çarptırılabilirler. Ayrıca özlük dosyası gerekli kurumlara ve kişilere matbu olarak ibraz edilmek zorundadır. 

Özlük dosyası evrakları nelerdir?

Personel özlük dosyalarında işçinin yalnızca işe girerken istenilen belgeleri değil çalıştığı süre zarfındaki hastane raporları, izinleri, maaş bordroları, aldığı disiplin ve uyarı raporları gibi çeşitli raporlar da olur. Özlük dosyası evrakları genel olarak şöyle sıralanabilir;

1. Özgeçmiş

2. Nüfus cüzdan fotokopisi

3. İkametgah belgesi

4. Vukuatlı nüfus kayıt örneği

5. Eğitim diploması

6. Sağlık raporu

7. Vesikalık fotoğraf

8. Adli sicil kaydı

9. Askerlik durum belgesi

10. Aile durum belgesi

11. İş ve hizmet sözleşmesi

12. Kan grubu kartı

13. SGK işe girişi bildirgesi

14. İş başvuru formu

Özel durumlarda olması gereken belgeler ise şöyledir;

1. Çalışan teşvikten yararlanıyorsa teşvik belgesi

2.  Yabancılar için çalışma izin belgesi

3. Engelliler için engelli raporu

4. Personel 18 yaşından küçükse ebeveynin onayını gösteren belge

Çalışanın işe devam ettiği sürece eklenmesi gereken diğer belgeler ise şunlardır;

1. İş sağlığı ve güvenliğini tamamladığına dair belge

2. İş kazası geçirmişse buna dair raporlar

3. Çalışanı ilgilendiren tüm resmi yazışmalar

4. Yıllık ücretli ve ücretsiz izinlerin raporları

5. Annelik izni, iş göremezlik izni ve istirahat raporları

6. İmzalı maaş bordroları

7.  Varsa tutanaklar, uyarı ve disiplin cezası belgeleri

8. Ücret artışı, terfi ve transfer bildirimleri

9. Ücret kesme cezası varsa bunu gösterir belge

İşten ayrılma durumlarında özlük dosyasında şu evraklar olmalıdır;

1. İstafa dilekçesi

2. ihbarname

3. Fesih bildirimi

4. Kıdem tazminatı ve ihbar tazminatına ait bordrolar

5. Haklı fesih sebebi varsa bunu gösterir delil evrakı

6. SGK işten ayrılma bildirimi belgesi

7. Çalışma ya da hizmet belgesi

8. Varsa çalışana noter aracılığıyla ileitlen belgeler