Defter beyan sistemi hakkında sık sorulan sorular ve cevapları

İşletmelerin vergi konusundaki işlemlerini hızlı ve kolay biçimde yapmasını olanaklı kılan dijital dönüşüm tüm hızıyla devam ediyor. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hizmete sonulan Defter Beyan Sistemi sayesinde basit usule ve işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler, kayıtlarını elektronik ortamda oluşturarak saklayabiliyor. Elektronik ortamda belge düzenlenmesi, dilekçelerin elektronik ortamda verilebilmesi ve vergi beyannamelerinin yine bu ortamda verilmesi mümkün oluyor.     

Defter Beyan Sistemi Nedir?

Serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulması, bu mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların defterlerinin bu kayıtlardan hareketle elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması, vergi beyannamesi, bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda verilebilmesi ile elektronik ortamda belge düzenlenebilmesi amacıyla geliştirilen Sistemdir.

DefterBeyan Sistemini Kullanmaya Yetkili Olanlar Kimlerdir?

Serbest meslek kazancı elde eden ve 3568 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat düzenlemeleri uyarınca vergi beyannamelerini meslek mensuplarına;

a) İmzalatmak zorunda olan mükelleflerden, 

b) İmzalatma yükümlülüğü olmayan mükelleflerden,

Sistem Üzerinden Tutulan Kayıtlar Nasıl Muhafaza Edilecektir?

Sistem üzerinden tutulan kayıtların muhafaza yükümlülüğü Gelir İdaresi Başkanlığına aittir. Başkanlık mükellef, meslek mensubu ya da meslek odası tarafından girilen kayıtları elektronik ortamda muhafaza edecektir.

Beyannameler Sistem Üzerinden Gönderilebilecek midir?

Sistem üzerinden mükelleflerin ilgili döneme ait beyannamelerini oluşturabileceği, düzenleyebileceği, gönderebileceği ve görebileceği menüler yer almaktadır. Mükellefler beyannamelerini inceleyebilecek, onaylayabilecek ve gönderebileceklerdir. 

Sistem Üzerinden Hangi Beyannameler Gönderilebilir?

Basit usule tabi mükellefler “ Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi” ile “Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi”ni Sistem üzerinden gönderebileceklerdir. Katma değer vergisi mükellefiyeti olanlar “KDV Beyannamesi”ni de gönderebilecektir. 

Sistem Üzerinden Elektronik Ortamda Tutulan Kayıtlar İlgili Kurum ve Kuruluşlara Nasıl İbraz Edilecektir? 

Kendisinden mükellefiyetine ilişkin kayıtlarının ibrazı talep edilen mükellefler, talepte bulunan birim ile ibrazı talep edilen bilgilerin mahiyetini, ibraz talep yazısının bir örneği ile birlikte ibraz süresinin sonundan en geç 10 gün önce bağlı olduğu vergi dairesi aracılığıyla Başkanlığa bildirecektir. Kayıtlar muhatabına, Başkanlık tarafından belirlenen yöntemler ile değişmezliği garanti edilerek ibraz edilecektir.

• Kendisine elektronik beyanname gönderebilmek için kullanıcı kodu, parola ve şifre verilenlerin kendileri veya meslek mensupları tarafından,
• Diğerleri için meslek mensupları tarafından,

Defter Beyan Sistemi Kullanmak İçin Kullanıcı Kodu ve Şifre Nasıl Alınabilir?

Sisteme giriş sırasında kullanılacak şifre bilgisi, mükellef veya noterden yetkilendirdiği kişi tarafından gelir vergisi yönünden bağlı olunan vergi dairesine yapılacak başvuru ile alınabilecektir.

Şifrenin vergi dairesine başvurularak talep edilmesi halinde, vergi dairesi tarafından muhataba müracaat anında sistemden üretilecek şifreyi ihtiva eden kapalı bir zarf, Teslim Tutanağı karşılığı mükellef veya yetkilendirdiği kişiye verilecektir.

Sistemin kullanılması için mükellef, meslek mensubu ya da meslek odası tarafından kullanıcı kodu ve şifre teminine yönelik olarak yapılan başvuruların değerlendirilmesinde, 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile elektronik beyanname uygulamasına ilişkin ilgili diğer mevzuat dikkate alınacaktır.

Defter Beyan Sisteminde Neler Yapılabilir?

Sisteme giriş yapılarak gelir ve giderler elektronik ortamda kaydedilebilir, defterler bu kayıtlardan hareketle elektronik ortamda oluşturabilir, saklanabilir ve beyannameler hazırlanarak onaylanabilir. Diğer taraftan Sistem üzerinden fatura, serbest meslek makbuzu gibi belgeler elektronik ortamda düzenlenebilecektir. 

Sisteme Nereden ve Nasıl Giriş Yapılacaktır?

Defter Beyan Sistemi kullanıcı kodu veya Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası (TCKN) ve şifre bilgileri kullanılarak www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden giriş yapılacaktır.

Basit Usule Tabi Mükelleflerin Başvurularını Kimler Yapabilir?

Basit usule tabi mükellefler başvurularını; kendileri, aralarında 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin ekinde (Ek:1) yer alan “Defter Beyan Sistemi Kullanımı Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi (Meslek Odaları ile Basit Usulde Vergilendirilen Üyeleri İçin)” düzenledikleri meslek odaları; 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ekinde yer alan “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi” imzaladıkları meslek mensupları aracılığıyla yapabileceklerdir.

Basit Usule Tabi Mükellefler Defter Beyan Sistemi Kullanmak İçin Ne Zamana Kadar Başvuru Yapmak Zorundadır?

Defter Beyan Sistemi kullanmak zorunda olan mükelleflerin, Sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar (bu gün dahil) www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya gelir vergisi yönünden bağlı bulundukları vergi dairesi aracılığıyla başvuru yapmaları gerekmektedir.

486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin 16’ncı maddesi kapsamında Tebliğin 5’inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca 31/12/2017 tarihine kadar Sistemi kullanmak üzere yapılması gereken başvurular basit usule tabi olan mükellefler açısından 30/6/2018 tarihine kadar yapılabilecektir.

Defter Beyan Sistemi uygulanmaya başlanmasından sonra mükellefiyet tesis ettiren ve söz konusu Sistemi kullanmak zorunda olan basit usule tabi mükellefler kendileri veya aracılık ve sorumluluk yetkisi verdiği meslek odası veya meslek mensupları aracılığıyla işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen yedinci iş günün mesai saati sonuna kadar ilgili vergi dairesine başvuru yapacaklardır. Söz konusu başvuru işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen yedinci iş gününün sonuna (saat 23.59’a) kadar www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden de yapılabilecektir.

Basit usule tabi mükelleflerden;

a) Sahte veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenlediği veya kullandığı tespit edilenlerin, bu hususun kendilerine tebliğ edildiği tarihi takip eden aybaşından önce,

b) Mevcut işine 193 sayılı Kanunun 51 inci maddesinde belirtilen faaliyetleri ilave edenlerin, bu faaliyetlere ilişkin işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen yedinci iş günü sonuna kadar,

c) Gerçek usulde vergilendirilmekte iken 193 sayılı Kanunun 46 ncı maddesinde yer alan düzenleme gereği basit usule tabi olmayı yazı ile talep eden mükelleflerin ise, anılan maddede belirtilen şartların gerçekleştiği takvim yılının son gününe (bu gün dâhil) kadar kendileri veya aracılık ve sorumluluk yetkisi verdiği meslek odası veya meslek mensupları aracılığıyla www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden elektronik ortamda veya gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesine başvuru yapmaları gerekmektedir.

Defter Beyan Sistemi Kullanmak İçin Başvuru Yapmak Gerekiyor mu?

Defter Beyan Sistemi kullanmak zorunda olan mükelleflerin, Sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar (bu gün dahil) www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya gelir vergisi yönünden bağlı bulundukları vergi dairesi aracılığıyla başvuru yapmaları gerekmektedir.

Sistemi Kullanmak Zorunlu mu?

Basit usule tabi mükellefler ile serbest meslek erbapları (noterler ile noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar hariç) 1/1/2018, diğer mükellefler ise 1/1/2019 (serbest meslek kazanç defteri yanında işletme hesabı esasına göre defter tutanlar açısından 1/1/2018) tarihinden itibaren Sistemi kullanmaya başlayacaklardır.

Defter Beyan Sistemi’nden Kimler Faydalanabilir?

Defter Beyan Sistemi’nden; Serbest Meslek Kazancı Elde Eden Mükellefler, Basit Usule Tabi Mükellefler ve İşletme Hesabı Esasına Göre Defter Tutan Mükellefler faydalanabilir.

Sistemin Avantajları Nelerdir?

• Bir muhasebe programına ihtiyaç duyulmaksızın internetin olduğu her yerden vergisel ve ticari işlemlerin elektronik ortamda kayıt altına alınabilmesi.
• Kırtasiyeciliği azaltması.
• Defter tasdikine ihtiyaç duyulmaması.
• Defterleri muhafaza etmeye yönelik maliyetlerin söz konusu olmaması ile fatura ve makbuz gibi belgelerin elektronik olarak düzenlenebilmesi gibi imkânlar sayesinde yükümlülüklere ilişkin bürokratik işlemlerin ve uyum maliyetlerinin azaltılması.
• Kayıt dışı ekonomi ile etkin bir şekilde mücadele edilmesi.
• Vergiye gönüllü uyum seviyelerinin artırılması.

Meslek Odaları Defter Beyan Sistemi Kullanabilecek midir?

Evet kullanabilecektir. 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Kanunu kapsamında esnaf ve sanatkârlar tarafından kurulan “Meslek Odaları” basit usulde vergilendirilen üyelerinin kayıtlarının tutulması ve beyannamelerinin gönderilmesi için Sistemi kullanabileceklerdir.

Meslek odalarının bu şekilde Sistemi kullanabilmeleri için basit usulde vergilendirilen üyeleri ile 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ekinde yer alan “Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi”ni imzalaması ve bu sözleşmeye ilişkin bilgileri elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığına göndermesi gerekmektedir.

Basit Usule Tabi Mükellefler Sisteme En Son Hangi Tarihe Kadar Başvuru Yapmalıdır?

Sistemini kullanmak zorunda olan mükelleflerin, Sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar (bugün dahil) defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesi aracılığıyla başvuru yapmaları gerekmektedir.

Söz konusu düzenleme gereğince, ticari kazançları basit usulde tespit edilen mükelleflerin esas itibariyle 31/12/2017 tarihine kadar yapmaları gereken başvurular, 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin 499 Sıra No.lu Tebliğ ile değişik geçici 1 inci maddesi gereğince 30/9/2018 tarihine kadar yapılabilecektir.

Diğer taraftan, Sistemini uygulanmaya başlanmasından sonra (1/1/2018 tarihinden sonra) mükellefiyet tesis ettiren ve Sistemi kullanmak zorunda olan mükellefler, işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen yedinci iş günü mesai saati sonuna kadar gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesine, ya da işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen yedinci iş gününün sonuna (saat 23.59’a) kadar defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden başvuru yapacaklardır.

Basit Usule Tabi Mükelleflerin Gelir ve Giderleri Sisteme En Geç Ne Zaman Kaydedilmelidir?

486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin 7. maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin üçer aylık kayıtların, izleyen ayın sonuna kadar Sisteme kaydedilmesi gerekmektedir.

Ancak, söz konusu Genel Tebliğin 499 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile değişik geçici 2. maddesi kapsamında, basit usule tabi mükelleflerin 30/4/2018 ve 31/7/2018 tarihine kadar kaydedilmesi gereken alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin üçer aylık kayıtları 31/10/2018 tarihine kadar Sisteme kaydedilebilecektir.