Mizan nedir? Türleri, hazırlama adımları ve önemi

Mizan, muhasebe süreçlerinde farklı fonksiyonlar üstlenen bir özet şeklinde nitelendirilebilir. Bu özet hem yönetime hem de paydaşlara güncel finansal durum hakkında yol gösterir. Mizan tablosu ayrıca dönem sonlarında daha detaylı raporların hazırlanması için temel işlevi görür. Dolayısıyla doğru türde hazırlanması ve içeriğindeki bilgilerin tutarlılığı fazlasıyla önemlidir.

Mizan nedir?

Mizan, en basit tanımıyla muhasebede kullanılan tablo türlerinden biridir. İşletmenin muhasebe kayıtlarına işlenen tüm hesapların borç ve alacak bakiyeleri, mizan tablosunda toplu olarak görülebilir. Söz konusu tablo, dönemsel olarak hazırlanan bir ara adım niteliğindedir. Temel kullanım nedeni, hesapların doğru dengelenip dengelenmediğinin belirlenmesi ve finansal tabloların daha kolay hazırlanmasıdır.

Mizanın, muhasebe süreçlerinde hangi rolleri üstlendiğini biraz daha detaylandırabilmek mümkündür. Aşağıda sıralanan roller, aynı zamanda mizan neden önemlidir sorusuna verilebilecek ideal cevaplardır.

·       Mizanın başlıca rolü, muhasebe kayıtlarının kontrolüne yardımcı olmaktır. Yani tablo, bir hata tespit aracı olarak nitelendirilebilir. Hesapların borç ve alacak toplamlarındaki eşitsizlik mizan kayıtlarına bakılarak kolayca fark edilebilir. Böylece hatalar erkenden tespit edilip düzeltilebilir.

·       Mizan ayrıca bilanço, gelir tablosu gibi daha detaylı finansal tabloların hazırlanmasında temel işlevine sahiptir. Doğru hazırlanmış bir mizan sayesinde finansal durumu detaylıca gösteren tablo ve kaynakların güvenilirliği sağlanmış olur. Yatırımcılara, kredi sağlayıcılara ve diğer paydaşlara doğruluklarından emin biçimde finansal bilgiler aktarılabilir.

·       Mizanın üstlendiği rollerden bir diğeri, işletmenin muhasebe sisteminin ideal biçimde çalışıp çalışmadığının tespitidir. Kontrol mekanizması görevi gören tablo, kayıt girişlerindeki sorunların erkenden fark edilip düzeltilmesini kolaylaştırır. Tablonun sağladığı bu fayda iç ve dış denetim süreçlerinin sorunsuz geçilmesini mümkün kılar.

·       İşletme yönetimi mizan tablosundaki bilgileri inceleyerek mali durum hakkında bilgi sahibi olabilir. Bu amaçla yapılan incelemeler sonucunda likidite durumu, borçlanma kapasitesi, gelir/gider dengesi gibi finansal bakımdan kritik göstergeler hakkında değerlendirme yapılabilir. Yapılan değerlendirme sonucunda mevcut stratejiler güncellenebilir veya yenileri eklenebilir.

Mizan türleri nelerdir?

İşletmeler, belirli muhasebe dönemlerinde farklı mizanlar düzenler. Oluşturulma zamanına göre isimlendirilen söz konusu tablolar şunlardır:

Aylık mizan

Bu tablo, işletmenin 1 aylık muhasebe dönemi boyunca gerçekleştirdiği tüm finansal işlemleri özetler. Aylık mizan, işletmenin mali açıdan ne durumda olduğunu sürekli izleyebilme olanağı sağlar. Her ayın sonunda düzenlenen tablo aynı zamanda muhasebe hatalarının erken tespit edilebilmesine yardımcı olur.

Aylık hazırlanan mizanı önemli kılan bir diğer özelliği daha kapsamlı finansal raporlar için ön hazırlık niteliğinde olmasıdır. Söz konusu raporlar; yönetim kurulu, yatırımcılar veya diğer ilgili taraflarla paylaşılır. Ay bazında tutulan mizan, beyannamelerin doğru ve eksiksiz hazırlanmasında kaynak görevi de üstlenir.

Genel geçici mizan

Genel geçici mizan, muhasebe döneminin sonunda hazırlanır. Ancak burada önemli bir detaya dikkat edilmelidir. Söz konusu mizan türü, finansal tabloların hazırlanmasından önce düzenlenir ve adından anlaşılabileceği üzere geçicidir. Genel geçici tablo, nihai mizan ve finansal tablolar oluşturulmadan önceki kontrol sürecini temsil eder.

Genel geçici mizan, hesapların doğruluğunu kontrol etmek amacıyla düzenlenir. Mizanın denge durumuna göre muhasebe kayıtlarını yeniden incelemek gerekebilir. Tablo, dönem sonu işlemleri için hazırlık olmasının yanı sıra vergi beyannameleri ve yasal raporlamalar açısından zorunlu bir uygulamadır. Bu özelliğine ilaveten yasal mevzuat gereği oluşturulan belgeler için önemli bir veri kaynağı işlevi görür.

Kesin mizan

Kesin mizan, muhasebe döneminin bitiminde ve tüm finansal kayıtlar hazırlandıktan sonra düzenlenir. Bu mizan türünün düzenlenmesinden önce muhasebe kayıtlarına yönelik düzeltmelerin yapılması beklenir. Kesin mizan, içerik bakımından diğer türdeşlerinden çok daha kesin bilgiler içerir. Çünkü bu tablo düzenlendikten sonra muhasebe kayıtlarında değişiklik yapılması söz konusu değildir.

Kesin mizan; bilanço, gelir tablosu, nakit akışı ve benzeri finansal raporların hazırlanmasında nihai kaynak niteliği taşır. Bu nedenle dönem sonunda düzenlenen bu tablonun doğru ve tam olması gerekir. Kesin mizanı inceleyen bir kişi, işletmenin mali durumu ve performansına ilişkin nihai bakiyeler hakkında bilgi sahibi olabilir. Yeni dönem devir işlemlerinde de kullanılan kesin mizan tablosu, denetim süreçlerinin temelini oluşturur.

Mizan nasıl hazırlanır?

Mizan hazırlama süreci, işletmenin mali durumunu doğru biçimde yansıtmak ve finansal raporların güvenilirliğini artırmak amacıyla gerçekleştirilir. Standart bir mizan düzenleme süreci, aşağıda sıralanan adımlardan oluşur.

Hesapların kapatılması: Mizan hazırlama süreci, hesapların kapatılmasıyla başlar. Dönem sonu geldiğinde, tüm hesapların alacak ve borç bakiyeleri belirlenir. Bu işlemin ardından gelir/gider hesapları sıfırlanarak, kar/zarar hesaplarına devredilir. Aktif ve pasif tüm hesapların kapatılmasıyla düzenlenecek mizanın temeli oluşturulur.

Muhasebe kayıtlarının kontrolü: Muhasebe kayıtlarının tamamı gözden geçirilir. Yani gelir, gider, varlık ve borç hesapları kontrol edilir. İnceleme aşamasında herhangi bir eksik veya hatalı kaydın tespit edilmesi durumunda gerekli düzeltmeler yapılır. Kontrol sürecinde her işlem için borç ve alacak dengesi, çift taraflı kayıt sistemine göre sağlanmalıdır.

Bakiyelerin hesaplanması: Her hesap özelinde borç ve alacak bakiyeleri belirlenir. Söz konusu bakiyeler, ilgili oldukları hesaplara göre sınıflandırılarak bir tablo halinde toplanır.

Mizan tablosunun oluşturulması: Mizan tablosunun düzenlenmesine geçildiğinde ilk olarak hesaplar, büyük defterden alınan bilgilere bağlı kalınarak düzenlenir. Bu işlemin yapıldığı her hesabın borç ve alacak bakiyesi mizan tablosuna kaydedilir.

Toplamların karşılaştırılması: Tablonun düzenlenmesini takip eden bir sonraki adımda, borç ve alacak bakiyelerinin toplamı karşılaştırılır. Bazı durumlarda, her iki kategoriye ait toplam değerler birbirine eşit olmayabilir. Mizanın dengede olmaması, muhasebe kayıtlarındaki hataya işaret eder. Böyle bir senaryoda, muhasebe kayıtlarına dönülüp yanlış veya eksik kayıt olasılığı kontrol edilmelidir.

Düzeltmelerin yapılması: Mizanın dengede olmaması halinde iki farklı kaynağa bakılması gerekebilir. Yani büyük defter ve yevmiye kayıtları incelenir. Kayıtlar yeniden incelenirken bulunan hatalar düzeltilir ve mizan tekrar hesaplanır. Yeniden hesaplama süreci, alacak ve verecek toplamlarında denge sağlanana kadar tekrarlanmalıdır.

Nihai mizanın düzenlenmesi: Borç ve alacak bakiyelerinin dengelenmesiyle son adıma geçiş yapılabilir. Düzenlenen nihai mizan, finansal tabloların oluşturulması amacıyla rapor haline getirilir.

Mizan kontrolünün önemi

Mizan cetveli ya da tablosu, işletmeye ait tüm hesapların alacak ve borç toplamlarının tek bir kaynakta derlenmesini mümkün kılar. Mizanı inceleyen bir kişi, her hesap özelinde bakiyelerin dengeli olup olmadığını kolayca anlayabilir. Bakiyelerin dengeli olması, muhasebe kayıtlarının doğru tutulduğunun en temel göstergesidir.

Mizan kontrolü neden önemlidir sorusuna verilebilecek diğer yanıtlarsa şunlardır:

1.      Mizan aracılığıyla yapılan kontrol, hesaplardaki dengesizliklerin erkenden tespitine olanak tanır. Oluşturulan yanlış kayıt, eksik işlem veya hatalı hesap kullanımı, mizanın dengesini bozar. Bir işlemin yalnızca borç veya alacak tarafına kaydedilmesi, bu tür hatalara verilebilecek en basit örnektir.

2.      İşletmelerin, finansal işlemlerini düzenli kayıt altına almaları yasal bir zorunluluktur. Bu kapsamda kayıtlar önce yevmiye defterine işlenir. Söz konusu kayıtlar daha sonra büyük deftere aktarılır. Büyük defterin ve yevmiye kayıtlarının doğruluğundan, mizan cetveli sayesinden emin olabilmek mümkündür.

3.      Bilanço, gelir tablosu gibi finansal raporların doğruluğu, büyük oranda mizanın dengeli olmasına bağlıdır. Mizanın hatasız olması, işletmenin mali durumu hakkında yönetim kurulundan kredi sağlayıcılara kadar farklı gruplara güvenilir bilgi sunmasını mümkün kılar.

4.      Mizanın en önemli işlevlerinden biri kontrol aracı görevi üstlenmesidir. İşletmeler gerek iç gerekse dış denetim süreçlerinde muhasebe kayıtlarının doğruluğundan bu cetvel sayesinden emin olabilir. Benzer şekilde dış denetçiler de denetim esnasında mizanı inceler.

Peki, hatalı düzenlenen bir mizanın mali tablolar üzerindeki olumsuz etkileri nelerdir? İşte bu sorunun yanıtları:

·       Mizan dengede değilse, mali tablolar hatalı olur. Bu durumun doğal bir sonucu olarak tabloları inceleyenler, işletmenin halihazırdaki mali durumu ve performansı hakkında yanıltıcı bilgilere maruz kalabilir.

·       Mali tablolarda hatalı bilgilerin bulunması, yatırımcıların ve kredi verenlerin güvenini sarsar. Bunun sonucunda işletmenin kredi ve piyasa değeri düşebilir. Dahası krediye erişim ciddi anlamda zorlaşabilir.

·       İşletme yönetimleri, stratejik kararları mali tablolar aracılığıyla alır. Hatalı mizanın yol açacağı yanlış bilgi sunumu, büyüme stratejilerinden maliyet yönetimine kadar birçok konuda gerçek dışı kararlara imza atılmasına yol açabilir.

·       Mizandan kaynaklı yanlış mali tablolar ayrıca beyannamelerde ve diğer yasal raporlarda hatalara sebep olabilir. Resmi kurumlara hatalı bilgi sunulması, vergi cezası başta olmak üzere çeşitli yasal yaptırımları beraberinde getirebilir.

·       Hatalı mizan, işletmenin iç kontrol süreçlerinde zafiyet olduğunun göstergesidir. Muhasebe süreçleri yeterince denetlenmeyen işletmelerde, bu durumla sıkça karşılaşılır.

Mizan tablosunda bulunması gereken bilgiler

Mizan tablosunda aşağıda yer alan bilgilerin bulunması gerekir.

Hesap kodu: Muhasebede mizan hazırlarken gereken bilgilerin ilki, hesapların sınıflandırılmasını sağlayan kodlardır. Bu kodlar, hesap planına uygun belirlenir. Cetvelde, her hesap kodu ayrı ayrı listelenir.

Hesap adı: Mizan cetvelinde ayrıca hesap isimlerine yer verilir. Hesap adları, hangi finansal işlemin veya varlıkların temsil edildiğini gösterir.

Borç bakiyesi: Hesapların borç sütununa işlenen kayıtlar sonucunda kalan bakiyedir. Borç bakiyesi, mizanda yer alması gereken en önemli bilgilerdendir.

Alacak bakiyesi: Her hesapta dönem sonu itibarıyla hesaplarda artı olarak kalan değerdir. Bu sütundaki değere, hesapların alacak tarafına kaydedilen işlemler sonucunda ulaşılır.

Borç toplamı: Bu değer, tablodaki tüm hesapların borç bakiyeleri toplanarak elde edilir. Borç bakiyelerinin yekününün kontrol edilmesinde kullanılan önemli bir göstergedir.

Alacak toplamı: Bu değeri elde etmek amacıyla tablodaki tüm hesapların alacak bakiyeleri toplanır. Mizanda eşitliğin sağlanabilmesi için alacak ve borç toplamlarının eşit olması gerekir. Eşitlik söz konusu değilse, öncelikle her iki toplam değer yeniden hesaplanır. Yine aynı olumsuz sonuç ortaya çıkarsa, defter kayıtları gözden geçirilir.

Dönem bilgisi: Mizan tablosunun/cetvelinin hangi muhasebe dönemine ait olduğunu gösterir. Aylık, 3 aylık, yıllık şeklinde ifade edilir.

Tablonun hazırlanma tarihi: Mizan tablosunun ne zaman hazırlandığını anlamayı sağlar.

Hesap sınıfları: Hesaplar, genelde aktif ve pasif şeklinde sınıflandırılır. Aktif hesaplar, varlıkları temsil eder. Pasif hesaplarsa borçlar ve özkaynaklardır.

Mizan hazırlamada dikkat edilmesi gerekenler

Mizan hazırlamada dikkat edilmesi gereken noktaları merak edenler için şu şekilde bir liste oluşturulabilir.

·       Mizanın doğru hazırlanabilmesi için muhasebe döneminde gerçekleştirilen tüm finansal işlemler eksiksiz ve hatasız kayıt altına alınmalıdır.

·       Hesapların borç ve alacak bakiyelerinin güncelliği sağlanmalıdır. Bakiyeler, büyük deftere ve mizana doğru yansıtılmalıdır.

·       Borç ve alacak toplamlarının eşitliği, belirli aralıklarla kontrol edilmelidir. Böylece hatalı veya eksik kayıtları belirlemek kolaylaşır.

·       Mizan tablosu, işletmenin hesap planına uygun hazırlanmalıdır. Hesap kodları ve isimleri, işletmenin muhasebe sistemi ile örtüşmelidir.

·       Mizan; amortisman, gelir ve gider tahakkukları gibi dönem sonu işlemleri tamamlanmadan önce hazırlanmalıdır. Çünkü söz konusu işlemler muhasebe kayıtlarının doğruluğunu etkileyebilir.

·       İç kontrol süreçleri dahilinde mizanın düzenli kontrol edilmesi faydalıdır. Denetim sonucunda ortaya çıkacak sonuçlar, muhasebe kayıtlarının ne oranda doğru oluşturulduğuna işaret eder.

·       Mizanın hazırlanışı esnasında kullanılan tüm belgeler düzenli şekilde saklanmalıdır.

·       Mali raporların ve finansal analizlerin zamanında yapılabilmesi için mizanın muhasebe dönemi sonundaki zaman aralığında oluşturulması önemlidir.

·       Vergi ve muhasebe standartlarına uygunluk açısından mizan tablosunda gerekli tüm bilgilere eksiksiz yer verilmelidir.

·       Mizanın hazırlanması sürecinde iç ve dış denetim için gerekli tüm kaynaklar düzenli biçimde hazır tutulmalıdır.