Bordro süreçlerini hızlandırmak için 10 ipucu

Personel bordro süreçleri, özellikle çok sayıda çalışanı bünyelerinde barındıran işletmeler için zaman alan, detaylı, belirli aralıklarla tekrarlanması gereken görevlerdir. Dinamik yapıya sahip ticari organizasyonlarda bu sürecin yavaşlaması, iş verimliliğinde düşüşe yol açabilir. Şirketler ayrıca yavaşlamadan dolayı yasal yükümlülükleri karşılamada zorluk yaşayabilir. Ancak doğru stratejiler ve çözümler tercih edilerek bordro süreçlerini hızlandırabilmek mümkündür. Örneğin:

Belgelendirme ve kayıt süreçlerinin dijitale taşınması

Bordro süreçlerini hızlandırmak amacıyla belgelendirme kayıt süreçleri dijitale taşınabilir. Dijital belgelendirmeye geçişle birlikte süreç yalnızca hızlanmakla kalmayıp arşivleme ve saklama kolaylığı da ortaya çıkar. Büyük hacimli belgeler, geleneksel yöntemlere göre çok daha organize ve güvenli biçimde saklanabilir. Fiziksel arşivlemenin beraberinde getirdiği işlerden tasarruf sağlanırken veriye hızlı erişim mümkün hale gelir.

Belgelendirme ve kayıt süreçlerinin dijital ortamda yürütülmesi ayrıca manuel hataların azalması avantajını beraberinde getirir. Personel bordro kayıtlarının oluşturulması aşamasında otomatik düzeltme özelliği ile kullanıcı temelli hatalı giriş ihtimaline karşı pratik çözüm elde edilmiş olur. Belge oluşturulduktan sonraysa doğrudan sunucuya aktarıldığı için kaydın kaybolması veya yanlış yerde saklanması gibi sorunlar son bulur.

Belgelendirme süreçlerinde onay aşaması, geleneksel usulde zaman alan bir süreç niteliği taşır. Ancak sürecin dijitale taşınması sayesinde bu süreçte hızlı işlem olanağından faydalanılabilir. Fiziksel imza sürecinin beraberinde getirdiği gecikmeler ve iş gücü kaybının yerini yasal uyum ve denetim kolaylığı alır. Zira dijital imzaya sahip bordrolar, güncel mevzuatlara uygun olacak şekilde düzenlenir. Denetim aşamasında kayıtlara anında erişilip veri paylaşımı yapılabilir.

Personel self-servis portalı oluşturulması

Bordro işlemlerinden hız avantajı elde etmek için personel self-servis portalı oluşturulabilir. Söz konusu portal sayesinde çalışanlar, bordro bilgilerine anında erişebilir. Böylece bordro yönetiminden sorumlu personele gelen bireysel taleplerde azalma gözlemlenebilir. Manuel bilgilendirme süreçlerine özgü zaman kayıplarının önüne geçilmesi mümkün hale gelir. Şirket çalışanları, izin taleplerini ve fazla mesai bilgilerini portal üzerinden yönetebilir.

Portal kullanımıyla birlikte manuel veri giriş süresi kayda değer oranda kısalırken bordro üzerindeki olası hataların erkenden fark edilebilmesi ihtimali güçlenir. Çünkü çalışanlar; maaş kesintileri, vergi ödemeleri, izin gibi detayları portal üzerinden kendileri gözden geçirebilir. Herhangi bir hata tespit edildiğinde, hızlıca düzeltme yapılabilir. Sistem ayrıca çalışanlara bordro dönemleri, ödeme tarihleri, kesintiler hakkında otomatik bildirim gönderir. Otomatik bildirim özelliği, çalışanlar ile bordroların düzenlenmesinden sorumlu personelin devamlı iletişim halinde kalmasını sağlar.

Self-servis portalının işlevleri, yalnızca bilgi görüntüleme, talep iletme ve bildirimde bulunma özellikleri ile sınırlı değildir. Şirket çalışanları, sistem üzerinden adres ve banka bilgileri gibi kişisel verilerini güncelleyebilir. Dolayısıyla veri toplama süreci hız kazanırken çalışanlar maaş bordrolarıyla ilgili sorularına ve ihtiyaçlarına kendileri yanıt bulabilir.

Yasalar ve vergi değişikliklerine yönelik otomatik güncelleme

Zaman zaman bordro oluşturulmasıyla ilgili yasal mevzuatta değişiklikler gündeme gelebilir. Personel bordro yazılımına geçiş yapıldığı takdirde şirketler yasa ve vergi uygulaması değişiklikleri özelinde otomatik güncelleme imkanına kavuşur. Vergi oranları, SGK primleri ve diğer konulardaki güncellemeler, uygulamaya geçirildikleri anda mevcut sisteme uyarlanabilir. Değişikliklerin manuel olarak bordro sistemine eklenmesi ihtiyacıyla beraber zaman kayıpları da ortadan kalkar.

Güncellemelerin sistem tarafından otomatik yapılması, manuel uygulamalara özgü bir sorunun da pratik biçimde çözümlenmesine olanak tanır. Süreç dahilinde kullanıcı kaynaklı hatalar oluşması ihtimali mümkün olabilecek en düşük seviyeye indirgenir. Bu avantaja ek olarak güncellemelerin bordro sorumluları tarafından takip edilmesine gerek kalmaz. İş yükü hafiflerken sistemin hesaplama aşamasını üstlenmesiyle bordro hazırlama süreçleri hız kazanır.

Bordro yazılımlarının sağladığı otomatik güncelleme kolaylığı, şirketin ilgili departmanının denetimlere hazırlık yapmasını kolaylaştırır. Yazılım aracılığıyla yasal mevzuata her daim uyumluluk söz konusu olduğundan, denetimler esnasında aksaklıkların ortaya çıkması ihtimali büyük oranda önlenir. Tüm bu avantajların yanı sıra çalışanlar, vergi ve yasal kesintilerdeki değişiklikler hakkında anında ve doğru bilgilendirilebilir.

Zaman takip ve raporlama sistemleri

Bordro programı, zaman takibi ve raporlama konusunda sağladığı kolaylıklarla sürecin hızlanmasına dikkat çekici oranda fayda sağlar. Çalışanların giriş-çıkış saatleri, fazla mesai süreleri ve izin günleri gibi bilgiler, program bünyesindeki zaman takip sistemi tarafından otomatik kaydedilir. Söz konusu işlemin sistem tarafından yönetilmesi, manuel veri toplama ihtiyacına son verir. Fazla mesai ve izin süreleri, zaman takip sistemi ile hatasız ölçülebilir.

Fazla mesai ve izin süreleri başta olmak üzere sürekli takip gerektiren çalışan bilgileri, zaman takip modülü üzerinden otomatik olarak yazılıma aktarılır. Bu durum, hesaplama sürecini kısaltırken yöneticiler ve bordro düzenlemekten sorumlu kişiler anlık raporlar oluşturabilir. Böylece şirket personelinin çalışma sürelerine, izin kullanımlarına ve fazla mesai bilgilerini hızlıca incelemek mümkün hale gelir.

Zaman takip sistemlerinin sağladığı faydalar arasında otomatik uyarı ve bildirim imkanı da bulunur. Süre aşımı, fazla mesai, devamsızlık durumlarının belirlenmesi halinde sistem ilgili kişilere otomatik uyarılar ve bildirimler iletir. Uyarı ve bildirim süreçlerinin otomatik hale gelmesiyle bu tür durumlara karşı hızlıca aksiyon alınabilir. Devamsızlıklar ve izinler, manuel işleme gerek kalmadan bordroya yansıtılır.

Tekrarlayan işlemler için makro ve kısayollar

Bordro süreçlerini hızlandırmak amacıyla uygulanabilecek yöntemlerden bir diğeri, tekrarlayan işlemler için makro ve kısayol kullanımıdır.Söz konusu yöntem vasıtasıyla bordro hazırlama esnasında belirli bilgilerin girilmesi, hesaplamaların yapılması, düzenli raporların oluşturulması gibi işlemler tek tıklamayla tamamlanabilir. Dolayısıyla tekrar eden işlemler için manuel uygulamalara göre ciddi miktarda zaman tasarrufu avantajı elde edilebilir.

Tekrarlayan işlemlerin manuel gerçekleştirilmesi, yalnızca zaman kaybına yol açmayabilir. Bordro süreçlerinde bu kategorideki süreçler için geleneksel yöntemlerin tercih edilmesi aynı zamanda hata olasılığını yükseltebilir. Rutin işlemlerde sıklığı kolayca artabilecek hataların önüne geçmek konusunda da makro ve kısayol kullanımı etkili çözüm niteliği taşır. Makro, tekrarlayan işlemlerin her seferinde doğru sonuçla tamamlanmasını mümkün kılar. Üstelik hesaplama ne kadar karmaşık olursa olsun, işlemler hatasız olarak bordro programına aktarılabilir.

Makro kullanımı, rutin raporlama işlemlerinde zaman tasarrufu avantajını pekiştirir. Belirli raporlara ve bilgi gruplarına ulaşmak için makroların yanı sıra kısayol kullanımı da tercih edilebilir. Makro ve kısayollar vasıtasıyla çalışanlara yönelik maaş bildirimleri, kesinti açıklamaları otomatik hale getirilebilir. Düzenli iletişim ve bildirimlerin otomasyonu, iş yükünü azaltırken personel memnuniyetinde artış gözlemlenebilir.

İzin ve fazla mesai otomasyonu

İzin ve fazla mesai bilgilerinin manuel kaydedilmesi, bordro sürecini yavaşlatan iki temel soruna yol açabilir. Geleneksel yöntemlerle sürdürülen işlemler, personel sayısına bağlı olarak ciddi zaman kayıplarına ve hata riskine yol açabilir. Tüm bu sorunlardan kaçınmak amacıyla izin ve fazla mesai otomasyonuna geçiş yapılabilir. Zira otomasyon, çalışanların izinlerini ve fazla mesai bilgilerini anında sisteme kaydeder.

Gerçek zamanlı veri güncelleme olanağı sayesinde bordro hazırlamaktan sorumlu personel güncel bilgilere anında erişim sağlayabilir. Bu avantaja ek olarak bazen karmaşık olabilen hesaplamalar, hatasız tamamlanabilir. Üstelik otomatik olarak gerçekleştirilen tüm işlemlerde yasal uyumluluk söz konusudur. Hesaplamalar, yasal parametreler dahilinde hızlı biçimde yapılır. İnsan kaynakları departmanının sürecin herhangi bir kısmına müdahale etmesi gerekmez.

İzin ve fazla mesai işlemlerinde otomasyon imkanından yararlanılması, çalışanlar açısından da çeşitli avantajları beraberinde getirir. Örneğin; şirket çalışanları, izin ve fazla mesai taleplerini sistem üzerinden hızlıca bildirebilir. Çalışan talepleri, yöneticilere otomatik iletilip manuel müdahaleye gerek kalmadan onaylanabilir.

İş akışı otomasyonu

Personel bordro süreçlerini hızlandırmak amacıyla iş akışı otomasyonu kullanılabilir. İş akışının otomatik hale getirilmesi, sürecin her adımını standart düzene oturtur. Bordro hazırlanırken bilgiler, her defasında aynı sırayla işlenir. Otomasyonun sağladığı bu kolaylık, sürecin rahatça izlenebilmesi avantajını beraberinde getirirken her adımın tamamlandığından emin olunabilir.Hesaplamalar ve veri güncellemelerini ardından bordroyla ilgili onaylar otomatik olarak ilgili kişiler iletilir.

İş akışlarının manuel düzenden otomasyona geçmesi veri girişi, hesaplama, yasal gereksinimlerin yerine getirilmesi noktalarında hata riskini minimize eder. Hata olasılığına paralel olarak sürecin tekrarlanması ihtiyacı kayda değer oranda azalır. Haliyle bu durum, insan kaynakları departmanın iş yükünü hafifleterek şirket genelinde verimlilik artışına olanak tanıyacak etkili faaliyetlere imza atmasının önünü açabilir.

İş akışı otomasyonun bordro sürecini artıran bir diğer etkisi, veri entegrasyonu ve senkronizasyonu özelinde kendisini belli eder. Personel bordro programı ile bütünleşik çalışan iş akışı modülü, çalışan bilgileri dahil olmak üzere ihtiyaç duyulan bilgilerin gerçek zamanlı senkronizasyonunu sağlar. Böylece farklı modüller ve sistemler arasında veri aktarımı hız kazanır. Bordro hazırlamak için gerekli bilgilere dair güncellemeler, ekstra müdahaleye gerek kalmadan modül tarafından gerçekleştirilir.

Eğitim ve sürekli gelişim

Bordro süreçlerini hızlandırmak için doğru yazılım çözümlerine yönelmek faydalıdır. Ancak organizasyonel ihtiyaçlar kapsamında eğitim ve sürekli gelişim imkanlarından yararlanmak da gerekebilir. Çünkü bordro süreçlerine dahil olan personelin gerekli bilgi ve becerilere sahip olması, verimliliği artırır. Tabi bu etkiden azami ölçüde yararlanabilmek için bazı konulara ağırlık verilmesi önemlidir.

Belirli aralıklarla gerçekleştirilecek departman bazlı eğitimler aracılığıyla güncel bilgilerin takibi sağlanmalıdır. Personel bu sayede sürekli değişen yasal düzenlemeler, vergi politikaları ve bordro yönetimi konularında güncel bilgileri öğrenebilir. Eğitimlerde, güncel bilginin yanı sıra teknoloji kullanımının geliştirilmesine yönelik içeriklere de yer verilmelidir. Bordro sorumlularının program ve otomasyon çözümlerini etkin kullanabilmesi, hata olasılığı azaltarak süreçleri hızlandırır.

Eğitim ve sürekli gelişim süreçlerinde, personele işlemleri hızlıca yapmasına olanak tanıyacak yöntemler öğretilebilir. Bu konuda verilebilecek en basit örnekler, Excel’de makro kullanımı ve bordro programı kısayolları şeklinde sıralanabilir. Eğitimlerde ayrıca veri yönetimi ve raporlama becerilerini gelişimine de odaklanılabilir. Özellikle doğru raporlama becerilerine sahip olunması, gerekli analizlerin hızlıca yapılabilmesine yardımcı olur.

Dış kaynak kullanımı

Bordro süreçlerini hızlandırmak amacıyla dış kaynak kullanımı tercih edilebilir. Söz konusu ihtiyaç için bir firmadan destek alınması, operasyonel yükün azalmasını sağlar. Tabii bu noktada bazı detaylara dikkat edilmesinde fayda vardır. Örneğin; destek amacıyla seçilecek firmanın bordro süreçleri konusunda yeterli uzmanlığa sahip olması gerekir. Bu profile sahip firmalar, düşük hata olasılığı ile bordro hazırlama sürecinin tüm adımlarını hızlı biçimde tamamlayabilir.

Dış kaynak yöntemiyle bir firmadan bordro süreçleri için destek almak, teknolojiye hızlı erişim imkanını beraberinde getirir. Bununla birlikte dış kaynak sağlayıcılar, yasal uyumluluk ve vergi değişikliğine hızlıca uyum sağlama kapasitesine sahiptir. Böylece hizmet alan konumundaki ticari organizasyonun sürekli değişen yasal mevzuata uyum için daha az çaba göstermesi yeterli olur.

Organizasyon içerisindeki dinamiklere bağlı olarak bordro yönetimi gereksinimleri zaman zaman artabilir veya azalabilir. Özellikle personel sayısının yıl içerisinde hızlıca yükselebildiği firmalar için dış kaynak kullanımı faydalıdır.Ancak böyle bir hizmet alımının sağladığı sayısız faydanın yanı sıra belirli bir bütçe gerektirdiği unutulmamalıdır.

Personel bordro programı kullanımı

Bordro süreçlerini kendi iç kaynaklarıyla sürdürmek isteyen firmalar, hız avantajını kapsamlı yazılım desteğine başvurarak kolayca elde edebilir. Bir defalık satın alma sonucunda yararlanılabilecek bordro yazılımı, başta ölçeklenebilirlik olmak üzere birçok fayda sağlar. Yazlımın bünyesinde barındırdığı modüller, süreç dahilindeki birçok işlemin otomatikleşmesine imkan tanır. Böylece iş gücü organizasyonel verimliliği artırmak için daha farklı görevlere ve projelere kaydırılabilir.

Personel bordro kullanımı, hata olasılığını azaltma ve zaman tasarrufu gibi birçok etkinin yanı sıra yasal düzenlemelere uyum açısından kolaylık sağlar. Uygulamaya yönelik herhangi bir düzenleme değişikliği yapıldığında ek bütçeye gerek kalmaksızın program gerekli şekilde kendini günceller. Yasal gereksinimlere uyumluluk özelinde herhangi bir manuel kontrol sürecinin başlatılmasına gerek duyulmaz.

Çalışanlara yönelik self-servis özellikleri bünyesinde barındıran personel bordro programları, şirket içerisinde kullanılan diğer yazılım çözümleriyle entegre hale getirilebilir. Otomatik bordro çözümlerinin sahip olduğu bu özellik, veri gruplarının sorunsuz biçimde ve hızlıca sistemler arasında aktarımına olanak tanır.