Banka teminat mektubu nedir? Çeşitleri, kullanımı ve alınma süreci

İş anlaşmaları yaparken finansal güvence sağlamak, ciddiyeti karşı tarafa hissettirmek ve riskleri minimize etmek için bazı araçların kullanılması gerekebilir. Söz konusu amaçlar doğrultusunda en sık kullanıma sahip araçlar olarak teminat mektupları öne çıkar. Bankaların belirli onay süreçlerinin ardından hazırladığı bu belge, farklı senaryolarda kullanılabilecek çeşitli alt türlere sahiptir.

Banka teminat mektubu nedir?

Teminat mektubu, belirli miktar para karşılığında borçlu tarafın yerine getirmesi gereken yükümlüğü bir bankanın üstlendiğine dair belgedir. Söz konusu belge türü, genelde büyük projelerde ve ithalat/ihracat işlemlerinde kullanılır. Farklı türleri bulunan banka teminat mektubu, taraflar arasındaki güvenin pekişmesine katkıda bulunur. Belge aynı zamanda borçlunun yükümlülüklerini yerine getirememesi halinde alacaklı tarafı korur.

Alacaklının finansal risklerini minimalize eden teminat mektubu, firmalara iş yapma kolaylığı sağlar. Firmalar, bankalar aracılığıyla alacakları belge sayesinde büyük projelere ve ihalelere girebilir. Böylece kendileri açısından ticari büyüme ve iş hacimlerini artırma avantajları elde edebilirler. Teminat mektupları neden önemlidir sorusuna verilebilecek bir diğer yanıt, bankalara sunduğu firmalara karşı likidite esnekliğidir. Zira bankaların, belge karşılığında nakit tutmaları gerekmez.

Teminat mektubunun ticari işlemlerdeki önemlerinden bahsederken uluslararası alanda sağladığı kolaylığı da unutmamak gerekir. Belge, ithalat ve ihracat işlemlerinde farklı ülkelerde bulunan taraflar arasındaki güvenin tesisini kolaylaştırır. Uluslararası ticaretin tarafları konumundaki şirketler, finansal risklerden arınmış biçimde iş ilişkilerini sürdürebilir.

Teminat mektubu nedir sorusuna cevap verirken nakdi ve gayri nakdi kavramlarına değinmekte fayda vardır. Nakdi kredi, bankaların müşterilerine nakit olarak sağladıkları finansmandır. Bireysel ihtiyaç, ticari ve konut kredileri bu türe verilebilecek ideal örneklerdir. Söz konusu kredilerde, banka müşterisinin hesabına belirli miktarda para yatırır. Müşteri ise bu paranın geri ödemesini faizi ile anlaşılan vadeye bağlı kalarak yapar.

Gayri nakdi kredi, bankalar tarafından sağlanan bir diğer finansman türüdür. Ancak adından da anlaşılabileceği üzere bu tür kredilerde banka ile müşteri arasında nakit akışı söz konusu değildir. Bunun yerine banka, müşterisi adına belirli taahhütlerde bulunabilir veya garanti sağlayabilir. Teminat mektupları, gayri nakdi kredilere verilebilecek en ideal örnektir. Bir gayri nakdi kredi türü olarak teminat mektubunun özellikleri şu şekilde sıralanabilir:

• Banka tarafından hazırlanan teminat mektubu, nakit hareketi olmaksızın alacaklı tarafa finansal güvence sağlar. Böylece aracılık işlevi gören finansal kuruluş da ekstra risk altına girmemiş olur.
• Gayri nakdi kredi konumundaki belgeyi almak isteyen kurumsal müşterilerin, belirli teminatlar göstermeleri gerekir. Söz konusu teminatlar, tıpkı nakdi kredilerdeki gibi taşınmaz üzerine ipotek, bir malın rehin verilmesi veya depozito şeklinde olabilir.
• Teminat mektupları hazırlanırken diğer nakdi kredi türlerine benzer şekilde müşteriden komisyon ve düzenleme ücreti talep edilir. Komisyon, bankanın müşterisine sağladığı garanti hizmetinin karşılığıdır.

Banka teminat mektubu çeşitleri

Kullanım amacına bağlı olarak farklı türlerde banka teminatları düzenlenir. Şirketlerin ticari faaliyetleri esnasında kullanabilecekleri başlıca teminat mektubu çeşitleri şunlardır:

Süreli (vadeli) teminat mektupları

Süreli ya da vadeli teminat mektupları, isimlerinden de rahatlıkla anlaşılabileceği üzere belirli başlangıç ve bitiş tarihlerine sahiptir. Bitiş tarihine gelindiğinde, teminat mektubunun geçerliliği son erer. Bu tür mektupların veriliş amacı, genelde belirli bir iş veya projenin tamamlanmasıdır. Şirketler ayrıca üstlenmeyi planladıkları projenin/işin gerektirdiği yükümlülükleri yerine getirmek için de süreli teminat mektubuna ihtiyaç duyar.

Vadeli teminat mektubunun geçerlilik süresi, üzerinde açık biçimde belirtilir. Söz konusu süre, işin tamamlanması veya bir yükümlülüğün yerine getirilmesi için gerekli zaman göz önünde bulundurularak hesaplanır. Süresi dolan teminat mektupları, herhangi bir işleme gerek kalmaksızın geçersiz hale gelir. Ancak alacaklı taraf, yükümlülüklerin yerine getirilmemesi durumunda bankadan belgenin geçersiz sayılmasına yönelik talepte bulunabilir.

Süresiz (vadesiz) teminat mektupları

Süresiz veya diğer adıyla vadesiz teminat mektupları, tamamlanma süresi belirsiz veya uzun vadeli işler/projeler için düzenlenir. Süresiz teminat mektubu, açık uçlu yükümlülükler için de ideal seçenektir. Bunun nedeni, belgenin geçerliliğinin herhangi bir süreyle sınırlı olmamasıdır. İlgili yükümlülükler yerine getirilinceye kadar belgenin işlevselliği sürer. Zaten amacına uygun olarak mektubun içeriğinde bitiş tarihine yer verilmez.

Süresiz teminat mektuplarının başlıca düzenlenme amacı, alacaklı tarafın talepleri doğrultusunda bankanın yükümlülüğü yerine getirmesidir. Dolayısıyla yükümlülük sona erene kadar alacaklı, bankaya başvuruda bulunabilir. Bu teminat mektubu türü, işin/taahhüdün sona ermesi durumunda tarafların karşılıklı görüş birliğine varmasıyla iptal edilebilir. Banka tarafından yönetilen iptal sürecinde, genelde orijinal mektubun iadesi gerekir. Süresiz geçerlilik söz konusu olduğundan, bu belgenin komisyon ve düzenlenme bedeli daha yüksektir.

Avans teminat mektupları

Bazı projelerde işveren, yükleniciye avans ödemesi yapar. Söz konusu avans, yüklenici tarafından belirli şartlarda kullanılması için verilir. İşin tamamlanamaması durumunda ise avansın geri ödenmesi gerekir. İşte avans teminat mektubu, tam da bu koşulu güvence altına alır. Belge, işin/projenin başlangıcında işveren tarafından yükleniciye yapılan ön ödemenin belirli şartlar altında geri verileceğinin banka tarafından garantiye alındığını belirtir.

Avans teminat mektubu, sağladığı güvenceyle işverenin maliyetlerini korumasını ve ön ödemenin amacı dışında kullanılmamasını sağlar. Belge içeriğinde, avansın hangi şartlarda ve ne zaman iade edileceği açıkça belirtilir. Eğer geri iade gerçekleşmezse, banka devreye girerek işverene geri ödeme taahhüdünü gerçekleştirir. Teminat mektubu, proje tamamlandığında veya yüklenici şartlara uygun olarak kullandığında iptal edilir.

Kesin teminat mektupları

Kesin teminat mektubu, banka tarafından müşterisi konumundaki yüklenicinin/tedarikçinin taahhüt ettiği hizmet veya işi sözleşmeye uygun şekilde tamamlayacağına dair alacaklıya verilen garantidir. Kesin nitelikteki teminat mektupları, genelde büyük projeler ve kamu ihaleleri için hazırlanır. Belge, yüklenicinin işi tamamlamaması ya da sözleşmeye aykırı hareket etmesi durumunda bankanın alacaklıya belirli miktarda ödeme yapmasını garanti eder.

Belirli veya belirsiz süreyle hazırlanabilen kesin teminat mektubu, yüklenicinin sözleşme koşullarına tamamen uygun hareket edeceğine yönelik güvence sağlar. Mektup içeriğinde, bankanın aksi durumlarda alıcıya ödemeyi garanti ettiği tutar açıkça belirtilir. Söz konusu tutar, genelde sözleşme bedelinin belirli bir yüzdesini oluşturur. Belge, yüklenicinin sözleşme şartlarına uygun olarak yükümlülükleri yerine getirmesi halinde orijinal mektubun iadesi sonrasında iptal edilebilir.

Geçici teminat mektupları

Geçici teminat mektubu, katılımcının bir işe/projeye yönelik ihaleye katılım koşullarını sağlayacağına dair banka garantisidir. Belge, ihaleyi kazanması durumunda yüklenicinin sözleşme yapmaktan kaçınmayacağıyla ilgili güvence de sağlar. Geçici teminat mektubunun geçerliliği, ihale süreciyle sınırlıdır. Başlıca kullanım amacıysa yüklenici tarafından sunulan tekliflerin ciddiyetini göstermektir. Bunun karşılığında ihale makamı ise riskini azaltma imkanı bulur.

Geçici teminat mektubunun şartları, süresi ve tutarı ihale şartnamesinde açıkça belirtilir. Teminat mektubunun tutarı, genelde ihale bedelinin belirli yüzdesine eşdeğerdir. Yüklenici, ihale şartlarını ihlal ettiğinde veya bir başka değişle sözleşme imzalamaktan kaçındığında, nakde çevrim gerçekleşir. Yani geçici teminat mektubunda belirtilen tutar kadar işveren ödeme yapılır. Bu türde belge için bankalar, yükleniciden teminat isteyebilir.

Banka teminat mektubu nasıl alınır?

Banka teminat mektubu alma sürecini oluşturan aşamalar şu şekilde sıralanabilir:

1.      İhtiyacın belirlenmesi

Başvuru aşamasının ilk adımında, üstlenilmesi planlanan işin gereksinimlerine göre hangi tür teminat mektubuna ihtiyaç duyulduğunu belirlemek gerekir. Bazı işler ve projeler özelinde teminat mektubunun tutarı ile geçerlilik süresi işveren ya da ihale makamı tarafından belirlenir. Bu nedenle ihale şartnamesi vb. duyuruların detaylıca incelenmesinde fayda vardır.

2.      Banka seçimi

Hangi teminat mektubuna ihtiyaç duyulduğunu belirledikten sonra sıra banka seçimine gelir. Bankalar, kendileriyle iletişime geçen işletmeleri geçmiş performans ve itibar, mevcut banka ilişkileri, finansal durum, teminat kapasitesi gibi kriterlere göre değerlendirir. Yasal ve düzenleyici faktörler ile sektör riskleri, alacaklının güvenilirliği, ödeme performansı, borç durumu değerlendirme aşamasında dikkate alınan diğer kriterlerdir.

Değerlendirme sonucu olumlu olan firmalara banka tarafından teminat mektubu şartlarını da içeren bilgilendirme yapılır. Söz konusu şartlar; komisyon oranı, tutar ve vadedir. Sunulan şartları karşılaştırarak en uygun teklifi veren bankayı belirleyebilmek mümkündür. Zira her banka kendi değerlendirme ölçütlerine ve fiyatlandırma politikalarına bağlı kalarak teklif hazırlar.

3.      Başvuru belgelerinin hazırlanması

Bankalar, başvuru aşamasında ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri gibi resmi belgeler ister. Başvuru dosyasına ayrıca finansal belgeler ile sözleşmeye/ihaleye dair evraklar eklenmelidir. Banka tarafından istenmesi durumunda ayrıca mektup karşılığı olarak gösterilecek varlıklara ait belgeler de dosyaya dahil edilir.

4.      Değerlendirme süreci

Başvuru dosyasının sunumunun ardından bankanın kredi analiz departmanı süreci devralır. Bu süreçte, firmanın finansal değerlendirmesi yapılır. Teminat mektubunun tutarına ve riskine göre ilgili departmanın isteğiyle işletmeden ek teminatlar talep edilebilir. Komisyon ücreti hesaplaması da değerlendirme sürecinin bir parçasıdır.

5.      Sözleşmenin ve teminat mektubunun hazırlanması

Değerlendirme sürecinde olumlu bulunan başvurular için sözleşme imzalanır. Sözleşme içeriğinde, teminat mektubunun tüm şartlarına yer verilir. Sözleşme kurulumunu takiben teminat mektubu hazırlanmaya başlanır.

6.      Teminat mektubunun teslimi

Hazırlanan teminat mektubu, işveren veya ihale makamına teslim edilir. Bu aşamada ilgili tarafın mektubu aldığına dair teslim belgesi oluşturulabilir.

Banka teminat mektubu kullanım alanları

Banka teminat mektuplarının başlıca kullanım alanları ile ilgili aşağıdaki seçenekleri içeren bir liste oluşturulabilir.

Kamu ihale süreçleri: Teminat mektuplarının en sık kullanıldığı alanlar hangileridir şeklindeki bir soruya, kamu ihale süreçleri yanıtı verilebilir. Kamu ve özel sektör ihalelerinde, ihaleyi kazanan firmanın sözleşme yapma taahhüdünü garanti altına almak için geçici teminat mektubu talebinde bulunulabilir. Yüklenici firmanın sözleşmeye imza atmasının ardındansa sürecin devamlılığını korumak amacıyla kesin teminat mektubu garantisi istenebilir.

İhale sürecinde teminat mektubu sunulması, firmanın teklifinde ne kadar ciddi olduğunu vurgulamasına yardımcı olur. Belge ayrıca ihale makamının sözleşme kapsamına aykırı sonuçlardan doğan zararların tazminini mümkün kılar.

İnşaat projeleri: Bu türdeki projelerde, yüklenici firmadan genelde avans teminat mektubu talep edilir. Böylece işveren, yükleniciden ön ödemenin geri verilmesine dair taahhüt alır. Avansın geri ödenmemesi halinde banka kanalı devreye girerek zararı tazmin eder. Proje başlangıcında yüklenici tarafından sunulan teminat mektubu, işverenin finansal riskini azaltır.

Büyük inşaat projelerinde ihale süreci söz konusuysa, katılımcı firmalardan geçici ve kesin teminat mektubu sunması da istenebilir. Böylece ihale makamı/işveren açısından güvenceler oluşturulabilir. Belgeyi sunan firma ise itibar açısından olumlu izlenim oluşturabilme avantajına kavuşur.

İthalat ve ihracat işlemleri: İhracat işlemlerinde alıcı konumundaki firma, ürünlerin teslimatının ve ödemelerinin zamanında, eksiksiz yapılması için teminat mektubu isteyebilir. Bu türdeki talepler, ticari sürecin güvenle tamamlanabilmesine olanak tanırken taraflar arası güven seviyesini yükseltir. Benzer kazanımları ithalat süreçlerinde elde edebilmek de mümkündür. İthalatçı firma, teslimat süreci ve ürünlerin kalitesini garanti altına almak amacıyla teminat mektubu talep edebilir.

Tedarik ve dağıtım işlemleri: Tedarik zincirinde, teslimat süresine uygun biçimde ve beklenen kalitede ürün teslimatı önemlidir. Bu koşulların sağlanması amacıyla tedarikçiden banka teminat mektubu istenebilir. Benzer uygulamaya dağıtım süreçlerinde de başvurulur. Söz konusu uygulama dahilinde tedarikçi/distribütör, teminat mektubu aracılığıyla ürünlerin belirli sürelerde geri alınmasını veya değiştirilmesini garanti edebilir.

Kamu ihaleleri başta olmak üzere yukarıda sıralanan tüm süreçlerde, elektronik teminat mektubu kullanımı son derece yaygındır. Dijital ortamda oluşturulan teminat mektuplarının kullanımı, belge hazırlama süreçlerinde hız ve verimlilik avantajlarını beraberinde getirir. Elektronik teminat mektuplar, internet üzerinden anında ilgili tarafa gönderilebilir ve dijital ortamda arşivlenebilir.

Düşük maliyetleri ile öne çıkan elektronik teminat mektupları, dijital imza kullanılarak güvence altına alınır. Otomatik format desteği sayesinde belgenin hazırlanışı esnasında hata yapılması ihtimali son derece düşüktür. Hata riskinin düşük olmasını sağlayan bir diğer etkense, kullanıcıya otomatik doğrulama desteği sunan interaktif araçların varlığıdır.

Banka teminat mektubu almanın avantajları

Teminat mektubu çeşitleri, kendilerine has özellikleriyle iş ilişkisi içerisindeki taraflara çeşitli avantajlar sağlar. Örneğin:

• Teminat mektubunun en dikkat çekici özelliği, belirli bir yükümlülüğün yerine getirilmesini garanti etmesidir. Anlaşmayı güvence altına alan bu özellik, işveren ve iş ortakları açısından finansal riskleri azaltır.
• Banka teminat mektupları, taraflar arasında güven oluşmasına doğrudan katkı sağlar. İş ilişkilerini güçlendiren bu etkisinin yanı sıra belge aracılığıyla tekliflerin ve taahhütlerin ciddiyeti net biçimde vurgulanabilir.
• Özellikle ihale süreçlerinde sunulan mektuplar, sözleşme yapma niyetinin doğrulayıcısı konumundadır. Avans ve kesin teminat mektupları üzerinden projenin/taahhütlerin yerine getirilmesi sağlanabilir.
• Teminat mektubu, finansman işlemlerinde güvence sağlayıcı rol üstlenir. Bu avantaj, bankaların kredi riskini azaltır.
• Teminat mektupları, dijital ortamda hızlı ve hatasız düzenlenebilir. Elektronik formatta hazırlanan belgeler, özellikle uluslararası ticaret süreçlerinde zamandan kazandırır.