Puantaj nedir, puantaj cetveli takibi nasıl yapılır?

Firmalar için en önemli kaynaklardan biri insan gücüdür. Maksimum firma karlılığı için personelin mesai saatlerini verimli şekilde kullanması ve işin sürekliliği zorunludur. İşletmelerde personelin devamlılığının kontrolü puantaj ile yapılır. Doğru bir şekilde tutulmayan puantaj cetveli ek mesai ya da eksik çalışma olarak işletmeye ya da personele olumsuz yansıyabilir.

Puantaj nedir?

Bir işletmede personelin günlük ya da haftalık çalışma saati iş sözleşmesi ile belirlenir. Bu sürelerin tavan uygulamaları ise iş kanununa tabiidir. Personelin haftalık ya da aylık ücreti, çalışma süresine bağlı olarak hesaplanır. Çalışma sürelerinin ve hak edişlerin doğru şekilde hesaplanması için kullanılan sisteme puantaj denir. Bu sistem içinde, personel bazında iş başlangıç ve bitiş süreleri ile toplam çalışma süreleri kayıt altına alınır. Bu verilerin tümüne puantaj kayıtları denir. Özellikle vardiyalı çalışma sistemine sahip, personel sayısı fazla ya da birim sayısı çok çeşitli olan işletmelerde doğru bir insan kaynakları yönetimi için puantaj takibi çok önemlidir.

Puantaj cetveli ve puantaj defterinin kullanım alanları nelerdir?

Puantaj kayıtları bir tablo şeklinde tutulur. Bu tabloya puantaj cetveli denir. Puantaj cetvelinde belli bir mesai gününde personelin işe giriş saati, işten çıkış saati, rapor ve izin durumu, fazla mesai süresi gibi veriler bulunur. Puantaj cetveli küçük işletmelerde manuel olarak tutulabileceği gibi, bilgisayar ortamında da kayıt altına alınabilir. Bu tip işletmeler manuel olarak elde edilen verileri Excel'e işleyerek de işlem yapabilir. Personelin giriş çıkışları ise basit bir imza formu ile takip edilir.

Vardiya sistemine sahip ya da personel sayısı yüksek işletmelerde ise bordro yazılımları kullanılabilir. Bu sistemler, kart okutma, parmak izi ya da yüz tanıma sistemleri ile personel giriş çıkış verilerini doğrudan kayıt altına alır. Her bir personelin haftalık ya da aylık net çalışma süresi, puantaj cetveli doğrultusunda hesaplanır. Net çalışma süresi doğrultusunda da haftalık ya da aylık ücret ödemesi yapılır.

Puantaj cetveli personel bazında hazırlanırken, tüm personelin puantaj takibi puantaj defteri üzerinde sağlanır. Puantaj defteri özellikle sahada çalışma yapılan işlerde, mesai saatlerini etkileyecek farklı durumları da not edebilmek için önemlidir. Tanımlara aşina olduysak "Puantaj nasıl yapılır?" sorusunun cevabına geçebiliriz.

Puantaj hesaplama nasıl yapılır?

Puantaj hesaplama işletmelerin personel işleri sorumlusu tarafından yapılır. Kimi firmalarda, ön muhasebe personeli de bu işi yapabilmektedir. Doğru hesaplama için öncelikle her bir personelin çalışma şartları bilinmelidir. Eğer işletme, tüm personelin hafta içi 8.30- 18.30 mesai ile çalıştığı bir yer değilse bu bilgi, hesaplamanın en kritik adımıdır. Her bir personelin haftalık tatilinin hangi gün olduğu, vardiyalı çalışma uygulanıyorsa aylık vardiya çizelgesi bilinmelidir.

Puantaj cetvelinde her bir personelin ad ve soyadına karşılık verilerin girildiği satır ve sütunlar bulunur. Öncelikle, her bir personel için hafta tatili ve resmi tatiller işaretlenir. Personelin izinli ya da raporlu olduğu günler karşılarına belirtilir. Eksik çalışma ya da mesai çalışması yapıldığında da ayrıca açıklama yazılır. Ay sonunda her bir personel için çalıştığı süre saat bazında toplanır. Net çalışma süresi üzerinden ödeme yapılır.

Bordrolama yazılımları ya da Personel Devam Kontrol Sistemi kullanan firmalarda ise, personelin çalışma planı sisteme girilir. Ay içinde, normal dışı mesai ya da eksik çalışma olduğunda çalışma süresi güncellenir. Bu sistemlerin işveren açısından doğru çalışabilmesi için mesainin işveren talebi, izni ya da bilgisi dışında yapılmayacağı daha önceden kayıt altına alınmalıdır. 

İnsan kaynakları programları puantaj yönetim süreçlerini daha verimli ve hatasız hale getirerek işletmelere önemli avantajlar sağlar. Bu yazılımlar sayesinde personel giriş-çıkış saatleri otomatik olarak kaydedilir, izin ve rapor durumları anlık olarak güncellenir ve puantaj hesaplamaları hatasız bir şekilde yapılır. Ayrıca, insan kaynakları departmanları bu yazılımlar aracılığıyla kolayca raporlar oluşturabilir, personel devam durumunu izleyebilir ve performansı değerlendirebilir. Bu da işletmelerin puantaj süreçlerini daha etkin bir şekilde yönetmelerine ve personel verimliliğini artırmalarına yardımcı olur.​