Proforma Fatura Nedir, Nasıl Hazırlanır?

Ticaret hayatı içinde karşılaşabileceğiniz fatura türlerinden biri olan proforma faturayı bu yazımızda detaylarıyla anlatıyoruz. Sıkça sorulan proforma fatura nedir sorusunun yanı sıra proforma fatura nasıl hazırlanır, nihai proforma nedir ve proforma faturada bulunması gereken bilgiler nedir gibi sorulara da kapsamlı yanıtlara veriyoruz. Proforma fatura hakkında ihtiyaç duyacağınız tüm bilgileri bu yazımızda bulabilirsiniz.

Proforma Fatura Nedir?

En genel anlatımıyla proforma fatura, bir nevi ön fatura anlamında kullanılıyor. Özellikle dış ticarette kullanılan bir ticari doküman olduğunu da söyleyebiliriz. İngilizcede “Proforma Invoice” olarak adlandırılıyor. Uluslararası satış sözleşmesi olarak da görülebilir. Şirketlerin büyük bölümü, gündelik yaşantılarında satış sözleşmesi yerine proforma fatura kullanıyor. Müşterilerinin proforma faturaya imza atmaları demek, o konuda bir sözleşme kabul etme anlamına geliyor. 

Bir belge olarak hazırlanan proforma, satış öncesinde hazırlanır ve müşteriye sunulur. Proforma genel olarak faturanın kesilmeden önceki son halini ve detaylarını içerir. Bu evrak genellikle zorunlu olmasa da bazı bankacılık ve ihracat işlemlerinde kesinlikle gerekebiliyor. Yurt içinde de bu dosyayı müşteriniz için hazırlamak, karşı tarafa işinize verdiğiniz ciddiyeti aktarmak için ideal bir yöntemdir. Müşteri, kaşelenmiş proformada alıcı, satıcı ve ürün hakkında detayların yanında satış koşullarını da gördüğü zaman güven duygusu pekiştirir.

İhracat veya yurt içi satışta müşterinizin sizden proforma fatura istemesi demek, sizden faturayı nasıl keseceğinizi, miktarı, ödeme şeklini, teslimat şeklini ve diğer ayrıntıları yazılı olarak istemesi demektir. Proforma müşteri tarafından kaşelenip onaylandığında, “Bu satışı kabul ediyoruz, faturayı kesebilirsiniz.” anlamına gelir. Bir bakıma proforma fatura iş hayatında kolaylık sağlayan bir belgedir çünkü bu belgeler ile birlikte ticaret yapan iki firma arasında konuşulan hem yazıya geçmiş olur hem de kesilecek faturalarda yapılabilecek hataların önüne geçilmiş olur.

Proforma Nasıl Hazırlanır?

Proforma fatura çoğunlukla iyi görünümlü, hazır bir şablon üzerinde hazırlanır. Sağ üst bölüme proforma numarası ve tarihi yazılır. Sol üste ise alıcı ve satıcı eklenir. Gövde olarak adlandırılan orta kısımda ise satılacak malların detaylı listesi olur. Bunun altında da müşterinin taleplerine göre adet, teslimat ve ödemeyle ilgili detaylar yer alır. Proforma faturada antetli kağıt kullanılması da bir başka önemli detaydır.

Proformada bulunması gereken bilgiler

• Satıcı Firma bilgileri ( Firma Unvanı, Açık Adres, Telefon ve Faks bilgileri gibi)
• Alıcı firma bilgileri (Firma Unvanı, Açık Adres, Telefon ve Faks bilgileri gibi)
• Satılacak Ürünlerin Kodları ve Özellikleri
• Ürünlerin Miktarları ve Birim Fiyatları
• Ürünlerin Paketlenme Şekli
• Toplam Ürün Bedeli
• Ödeme şekli (LC,TT vs)
• Teslim Şekli ( FOB,CIF vs)
• Eğer ihracat ise;
• İhracatçı banka bilgileri ( IBAN No, Swift Numarası gibi)
• Yükleme zamanı ve limanı,
• Varış zamanı ve limanı

Proformada kullanılabilecek İngilizce terimler

• Seller/Sender: Satıcı firmanın ünvanı, adresi, telefonu, gerekiyorsa vergi numarası.
• Exporter/Beneficiary: Satış ihracat olarak yapılacaksa; satıcının ünvanı, adresi, telefonu.
• Buyer/Receiver: Satın alan firmanın ünvanı, adresi, telefonu, gerekiyorsa vergi bilgileri.
• Description of goods:  Genel olarak malların tanımı.
• Airwaybill: Havayolu teslimatına ait konşimento.
• QTY/Number of pieces: Toplam ürün sayısı.
• Total grossweight: Toplam Brüt Ağırlık
• Total net weight: Toplam Net Ağırlık
• Commodity code/TARIFF/GTIP/HS Code:  Gümrük Kodu
• Country of origin:  Malın Menşesi anlamındadır. Türkiye içine “THE ORIGIN OF GOODS ARE TURKEY” yazabilirsiniz.
• Currency: Para birimi , döviz cinsi
• Terms of payment: Ödeme Şekli (Peşin, Mal Mukabili, L/C , Vesaik Mukabili vs)
• Terms of delivery: Teslimat Şekli (EXW, FOB, CIF, CPT, CFR vs) Ayrıca Incoterm belirtmek ciddiyet katar.

Proforma fatura gibi geleneksel fatura türlerinin yanı sıra, dijitalleşen dünyada e fatura ve e arşiv fatura gibi elektronik fatura çözümleri de giderek daha fazla tercih edilmektedir. E fatura, vergi mevzuatına uygun olarak elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan bir fatura türüdür. İşletmelerin kağıt tüketimini azaltırken, işlem süreçlerini hızlandırması ve maliyetleri düşürmesi açısından büyük avantajlar sunar.