Müstahsil makbuzu nedir, nasıl kesilir?

Günümüzde işletmeler arası ticaretin ve elektronik ticaretin hızlı bir şekilde artmasıyla birlikte ticari belgelerin dijitalleşmesi ve elektronik ortama taşınması kaçınılmaz bir hal alır. Bu bağlamda geleneksel müstahsil makbuzu değişime uğrayarak dijital hale gelmiştir. e-Müstahsil makbuzu olarak adlandırılan bu belgeler, Türkiye’de ticari işlemleri kayıt altına almak ve doğrulamak için kullanılır. Elektronik belge olan bu makbuzlar, geleneksel yöntemle oluşturulan belgelerle aynı özelliğe sahiptir. 

İşletmeler arası ticaretin ve malların alım-satımını gösteren bu belgelerin dijital ortama aktarılması beraberinde pek çok avantajı da getirir. Hem çevre hem işletmeler açısından avantaj sağlayan “e-Müstahsil makbuzu nedir?” ve nasıl kesilebilir konularından bahsettik.

Müstahsil makbuzu nedir? Bu makbuzu kim düzenler?

Bir malın üretildiği ya da satıldığı zaman düzenlenmesi gereken çeşitli belgeler vardır. Müstahsil makbuzları da bu belgeler arasında yer alır. “Müstahsil makbuzu nedir?” konusunda ise üretici ya da satıcı tarafın alıcısına verilen ya da satılan ürünün miktarını, fiyatını ve diğer tüm detayları içeren resmi bir belgedir denilebilir. Müstahsil makbuzları, vergi ve muhasebe işlerinin doğru bir şekilde yürütülmesi konusunda önemlidir. Bunun sebebi satılan malın üretim ve satış sürecinde belirli aşamaların olmasıdır. Bu aşamaların kayıt altında tutulması hem vergi ödemeleri hem belgelendirme için önem taşır. Müstahsil makbuzu tutulmadığı zaman ticari işlemlerin takip edilmesi zorlaşır. Müstahsil makbuzları yasal ve muhasebe açısından takibi kolaylaştıran önemli bir belgedir.

Müstahsil makbuzlarının düzenlenmesi de önemlidir. “e-Müstahsil makbuzu kim düzenler?” konusunda arasında ticari ilişki olan işletmeler kafa karışıklığı yaşayabilir. Çoğu zaman müstahsil makbuzunu malı üreten ya da satan taraf düzenlemelidir. Yani, üretici ya da satıcı taraf uygun bir şekilde düzenlediği müstahsil makbuzunu alıcı tarafa verir. Bu belge, çoğu zaman üretici ya da satıcı tarafından malın teslimatıyla beraber verilir. Alıcı taraf, aldığı malın miktarını, niteliğini, fiyatını ve mal hakkında önemli olan tüm bilgileri detaylı bir şekilde öğrenir.  Müstahsil makbuzu, işlemi gerçekleştiren tarafın muhasebe kayıtları için de önem taşır. Ticari işlemlerin belgelenmesi ve sonrasında izlenerek değerlendirme yapılabilmesi için kullanılır.  

e-Müstahsil makbuzu ne anlama gelir? Kimler için zorunludur?

Elektronik ortamda düzenlenen ve işlem bilgilerini dijital ortamda saklamanıza yardımcı olan e-Müstahsil makbuzları, geleneksel yollarla oluşturulan ve kağıt üzerinde bulunan müstahsil makbuzlarının dijital halidir. Türkiye’de Maliye Bakanlığı tarafından elektronik belge düzenleme sistemleri kapsamında sunulan bir hizmet türüdür. Bir malın üretildiği ya da satıldığı zaman oluşturulması gereken bu belge elektronik ortamda belgelerin tutulmasını sağlar. Tıpkı geleneksel müstahsil makbuzlarında olduğu gibi e-Müstahsil makbuzlarında da malın türü, miktarı, fiyatı ve diğer önemli bilgiler yer alır. 

Yapılan ticari işlemin kaydedilmesi, izlenmesi ve daha sonraki süreçte raporlanabilmesi için gereklidir. Bu nedenle “e-Müstahsil makbuzu kimlere zorunlu?” konusu merak edilir. İşletmeler, Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde e-Müstahsil makbuzunu kesmek zorundadır. Dijital imza ve elektronik fatura sistemlerinde olduğu gibi elektronik belge düzenleme ve saklama yöntemleriyle uyumlu olarak kullanılmalıdır. Bu sayede Maliye Bakanlığı'nın vergi mevzuatına uygun bir şekilde ticari işlemlerin kayıt altına alınması sağlanır.

e-Müstahsil makbuzlarının sağladığı bazı avantajlar da vardır. Her yapılan ürün alım-satım işleminde düzenlenmesi gereken ve ürün hakkında bilgi veren bu belgeler geleneksel yöntemde kağıt üzerindedir. Bu açıdan bakıldığında her seferinde kağıt kullanılması hem atık miktarını artırarak çevre kirliliğini artırır hem de kağıt tüketimini artırarak daha fazla ağaç kesilmesine neden olur. Ayrıca geleneksel yöntemlerle oluşturulan müstahsil makbuzları işlem sürecini yavaşlatır. Dijital ortamda ise belge düzenleme işlemleri çok daha hızlı bir şekilde yürütülür. Kayıt tutma ve arşivleme aşamalarında geleneksel yöntemler zorluk çıkarabilir. e-Müstahsil makbuzu ise bu aşamayı çok daha rahat bir hale getirir. e-Müstahsil makbuzu hata oranını azaltarak işlem verimliliğinin artmasına da yardımcı olur. Bu nedenle e-Müstahsil makbuzu kullanımı teşvik edilir.

Müstahsil makbuzları kesimi ve sorgulaması nasıl yapılır?

Müstahsil makbuzlarının kesimine dair tüm detaylar Maliye Bakanlığı tarafından belirtilir. “e-Müstahsil makbuzu nasıl kesilir?” konusunda geleneksel yöntemlerde şu şekildedir:

• İlk olarak malın üretildiği veya satıldığı işlemle ilgili tüm gerekli bilgiler hazırlanır. Malın türü, miktarı, birim fiyatı ve alıcı bilgileri gibi detaylara yer verilir. 

• Hazırlanan bilgilerle makbuz düzenlemesine başlanır. Çoğu zaman önceden hazırlanmış bir format bulunur ve bu format üzerinden gerçekleşir. 

• Makbuz imzalanır ve belgenin geçerli olduğu her iki taraf da kesinleştirilir. 

• Makbuz alıcıya teslim edilerek kopyası saklanır.

Dijital ortamda düzenlenen “e-Müstahsil makbuzu nasıl kesilir?” konusunda ise şu adımlar izlenir:

• Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen belge düzenleme sistemi kullanılarak gerekli bilgiler girilir. 

• Alıcı bilgilerinin doğruluğu sağlanır ve düzenleyen tarafın dijital imzası atılır. 

• Ardından alıcı tarafa elektronik haliyle gönderilerek uygun bir şekilde saklanır. Dijital ortamda bu belgelerin saklanması ve istediği zaman sunulması gerekir.

Eğer herhangi bir sebeple e-Müstahsil makbuzu sorgulama yapmanız gerekirse e-devlet hesabı aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığının müstahsil makbuzu sorgulama menüsüne giriş yapmanız gerekir. Sorgulama yapacağınız belgenin tarih ve alıcı vergi kimlik numarası bilgilerini girerek sorgulama yapabilirsiniz. Sistem otomatik olarak bilgileri inceleyerek e-Müstahsil makbuzunu incelemeniz için size sunar. Sonuçları detaylı olarak inceleyebilirsiniz.  

​