Küçük işletmeler için ERP kullanımının 7 büyük avantajı

Enterprise Resource Planning kelimelerinden üretilen ERP kısaltmasını dilimize kurumsal kaynak planlaması olarak çevirmek mümkündür. Günümüzün gelişen teknolojik ve dijital altyapısı sayesinde iş yaşamında tüm verilere kolayca erişmek ve gereken departmanlarla gereken bilgileri hızlı bir şekilde paylaşmak çok önemli hale gelmiştir. Bu sebeple pek çok işletme ERP programı kullanarak hızlı ve güvenli adımlarla ilerlemeyi tercih etmektedir.

ERP nedir ve küçük işletmelere neden önemlidir?

ERP olarak ifade edilen bütünleşik yönetim sistemleri işletmelerin mal ve hizmet üretiminde kullanacağı işgücü, malzeme ve makine gibi her türlü kaynağı en verimli şekilde kullanmasını temin etmek amacıyla planlanmış olan programlardır. İşletmenin kullanmakta olduğu ya da ürettiği verileri, iş ve işlemleri bir araya getirmeyi, kolayca işlenmesini ve bunlara ihtiyaç duyan yönetim kademeleri ile bölümlere hızlıca iletmeyi hedefler.

ERP yazılımları fonksiyonel ve kolay kullanılabilen uygulamalardır. ERP sistemleri aynı anda çok sayıda iş sürecini bir araya getirmesi ve bu süreçler arasında veri akışı sağlaması bakımından önemlidir. Sistem bütünlük içerisinde birden fazla kaynaktan veri toplar, ayıklar ve organizasyonun ihtiyaç duyduğu formata dönüştürür.

Küçük işletmeler için ERP kaynakların optimal düzeyde kullanılabilmesini sağlar ve bunun bir sonucu olarak verimlilik artışını elde edilir. Ancak sistemin temel işlevleri bununla sınırlı değildir. ERP sistemleri müşteri hizmetleri iyileştirmesinden stok yönetimine, kaynak planlamasından işgücü verimliliğine pek çok alanda katkı sunar.

Kolayca özelleştirilebilen sistem altyapısı sayesinde işletmenin ihtiyaçları doğrultusunda düzenlemeler yapmak mümkündür. Standart olarak sunulan altyapı veri tabanı kurulumu sırasında istenen şekilde planlanır ve kullanacak işletmenin yapısına en uygun hale getirilir. İşletmelerin muhasebe, finans, satın alma, proje yönetimi, stok yönetimi, tedarik zinciri ve üretim gibi her türlü faaliyeti tek elden ve en iyi şekilde kontrol edilebilir.

Büyüme hedeflerine etkin şekilde ulaşmayı sağlaması bakımından küçük işletmeler için ERP yazılımları önemli roller üstlenir. İşletmedeki veri akışı ve rol dağılımını yüksek verimlilik ile gerçekleştirmesi büyüme hedeflerinin temel desteği olarak değerlendirilebilir. İşlerin ve süreçlerin dijitalleşmesi işlem hızının artmasını sağladığı gibi hataların azalması ve daha kontrol edilebilir bir sistemin oluşması anlamına gelir.

Küçük işletmelerin yatırım yapmakla en çok kazanç elde edeceği sistem olan ERP avantajları basitçe şu şekilde sıralanabilir.

• Yasal prosedürlere uygunluk ve mali yönden daha fazla kontrol edilebilirlik
• İş süreçlerinin ve operasyonel birimlerin etkin denetimi
• Proaktif karar alma süreçleri sayesinde sağlanan verimlilik artışı
• Stok ve tedarik zincirinde etkin kontrol, verimli yönetim
• Verilerin elde edilmesi, işlenmesi ve gerekli birimlere aktarılmasında hız ve doğruluk
• Maliyet tasarrufu ve verimlilik artışı
• Manuel olarak yürütülen iş süreçleri küçük işletmeler için son derece olağan olarak görülebilir. İş hacmi küçük olduğundan her işe ayrı bir personel veya ayrı bir yazılım pek rastlanan bir durum değildir. İşletme sahipleri hem kontrol altında tutmak hem de iş gücü giderlerinden tasarruf sağlamak için çoğu zaman ön muhasebe, personel veya demirbaş yönetimi gibi iş ve işlemleri üstlenir.
• Küçük işletmelerin alametifarikası olarak kabul edilebilecek durumlardan birisi de birden fazla işin aynı personel eliyle yürütülmesidir. İşletmede neredeyse herkesin birden fazla görevinin olması olağan hale gelmiş bir durumdur. Bütün bunların en istenmeyen sonucu ise hata oranının yüksekliği olarak ortaya çıkar. Birden fazla iş yürüten personelin yeterli seviyede odaklanamaması ve hata yapması kaçınılmaz olmaktadır.
• ERP yazılımı kullanmak veri kullanımını optimal seviyeye taşıdığından işletmenin karar alma süreçlerindeki başarısı gözle görülür bir şekilde artar. Küçük işletmelerin uyumluluk ve finansal standart gereksinimleri ile e-devlet süreçleri gibi aşamalarında büyük katkı sağlar. Küçük işletmelerin bir başka handikabı olan ölçeklenebilirlik sorunu ERP kullanımı ile minimize edilebilir. Ayrıca ERP kullanımı personel ve kaynak maliyeti yönünden de işletmeye katkı sağlar.
• Manuel olarak yürütülen iş süreçlerinin ERP ile otomasyona kavuşması en basit görevlerden en komplike olanlarına kadar farklı şekillerde olabilir. Kurumsal kaynak planlaması olarak dilimize çevrilen ERP süreçleri gerçekten de kurumun kullandığı her türlü kaynağı optimum düzeye taşır ve kaynak israfını sona erdirir.
• İşgücü israfını engellemekten depo ve stok yönetimine, satıştan muhasebeye, üretimden planlamaya kadar her noktada çözümler sunan ERP, sağladığı otomasyon imkanları ile hata oranının asgari düzeye indirilmesinde önemli rol oynar. Otomasyondan önce daha fazla insan gücü ile yürütülebilen işler ERP ile daha az kişiyle ve daha verimli bir şekilde yapılabilir.
• Manuel olarak yürütülen işlerin azalması ve sağlanan otomasyon ile işin hızlanmasının yanı sıra sonuç içeren verilerin çok daha kolay, doğru ve hızlı bir şekilde erişilebilir olması kaynakların etkin kullanılması anlamına gelir. ERP öncesindeki üretkenlik düzeyi ile sonrası arasındaki fark çalışanların motivasyonu üzerinde de olumlu etkilere yol açacaktır.
• Sonuç olarak zaman, işgücü, verimlilik, kaynak israfının azaltılması, verilere kolay, hızlı ve doğru bir şekilde erişim, ölçeklenebilirlik artışı gibi her türlü parametrede sağlanan iyileşmenin işletmeye önemli katkıları olacağı açıktır. Bütün bu gelişim ve iyileşme işletmenin operasyonel maliyetlerinin azalması ve önünü daha net gören bir bakış açısına sahip olması anlamına gelir.
• Stok yönetimi ve lojistikte iyileştirme
• Her iş kolu ve her işletmenin kendi yapısı gereği optimum stok seviyesi farklılıklar gösterebilir. Özellikle küçük işletmeler stok maliyetinin oluşturacağı baskıya karşı büyük mücadeleler vermek durumunda kalır. Neredeyse bıçak sırtı olarak nitelenebilecek bir seviyeye karşılık gelen stok yönetimi, bu işletmelerin kritik önemdeki işlerinden birisi olarak kabul edilir. Bu sebeple stok ve tedarik zinciri yönetiminin ERP ile optimizasyonu çok değerli bir uygulamadır.
• ERP stok yönetimi konusunda manuel olarak kontrol edilecek her türlü koşuldan çok daha iyisini sunar. Böylece stok düzeylerini optimize etmek, siparişleri yönetmek ve tedarikçi ilişkilerini iyileştirmek sanıldığından daha kolay hale gelir. Başlangıçta pahalı bir yatırım gibi görünen ERP maliyet tasarrufu sağlayarak şirketin karlılığına tek başına önemli katkılar yapar.
• ERP yazılımı veri tabanındaki kayıtları karmaşık rakamlar olmaktan çıkarır ve olası hatalardan arındırarak kolay kullanılabilen bir yapıya büründürür. Böylece işletme içi veri ve iş akışı hızlanır ve daha doğru bir hale gelir. Etkin bir stok takibi ile elde edilecek çok sayıda avantaj söz konusu olabilir.
• Stok adedi ile konumu hakkında gerçek zamanlı veri
• Stok bileşenlerine ait taleplerin analizi
• Stok analizi doğrultusunda satış tahmini
• Verimli günlük işletme planlarına yönelik verilerin işlenmesi
• Operasyonel süreçlerin optimizasyonu için diğer ERP modülleri ile veri paylaşımı ve iş birliği
• Daha önceden tanımlanan kurallar doğrultusunda stok alarmı ve sipariş ön hazırlığı
• Depoya ait verimlilik raporlamaları
• Bütün bu iş ve işlemlerin personel hatalarından arındırılarak otomasyon doğrultusunda yürütülmesi stok maliyetlerini optimal düzeye taşıması bakımından değerlidir. Ayrıca işgücü ve malzeme kayıplarını asgari seviyeye indirmesi ERP yazılımlarının bir başka avantajlı yönüdür. Stok yönetiminde optimizasyon sağlanması aynı zamanda lojistik süreçlerindeki kayıpları da ortadan kaldıracaktır.
• Veri güvenliği ve merkezi yönetim
• Modern zamanların sık kullanılan ifadesi olan dijitalleşme işletmelere büyük kolaylıklar sağlaması bakımından son derece önemli bir noktaya gelmiştir. Bu kolaylıkların yanı sıra veri güvenliği gibi bir başka önemli konuyu gündeme taşıması ise çeşitli çözüm arayışlarını beraberinde getirmektedir. Her sektörde ve her büyüklükteki işletme için sahip olduğu veriler verimlilik ve karlılığının anahtarı konumundadır.
• ERP yazılımları ile işletmeler kendi ticari verilerinin yanı sıra insan kaynaklarına ait verileri ve müşterilerinin kişisel bilgilerini de veri tabanında bulundurur. Ayrıca bazı verilerin fikri mülkiyet kapsamında olabileceği düşünüldüğünde gizliliğin ne derece elzem olduğu daha kolay anlaşılabilir. Bu sebeple söz konusu veri ve bilgilerin kötü amaçlı kişiler ve yazılımlardan korunması bir zorunluluk olmaktadır.
• Bulut ERP ile pek çok koruma unsuru devreye alınabilirken ERP yazılımları üzerindeki verilerin gizliliği bakımından yaygın kullanılan araçlardan birisi veri maskeleme (data masking) olmaktadır. Hassas verilerin şifrelenmesi ve karartılması yoluyla anlamlı olmayacak bir şekle sokulması suretiyle oluşturulan maskeleme yöntemi, yetkisiz veya kötü niyetli kişilerin anlamsız dizinler ile karşılaşması şeklinde sonuç üretir.
• ERP üzerindeki hassas veriler farklı yetkilendirme seviyelerinde belirli kişilere açılarak erişim sınırlandırması yoluna gidilebilmektedir. Bunun yanında güvenlik duvarı uygulamaları ile izinsiz erişime sınırlama getirmek de bir başka yöntem olarak kullanılır. Blok zinciri (blockchain) teknolojisi de verilerin gizliliğinin korunmasında kullanılabilir.
• Bulut ERP ile elde edilen güvenlik çözümlerini bu noktada ayrı bir yere koymak ve üzerinde durmak gerekir. Veri güvenliği konusunda profesyonel yaklaşımlar ve tekil kullanımda yüksek olabilecek maliyete sahip çözümlerin sunulduğu bulut ERP ile kötü niyetli kişi ve yazılımlardan korunmak çok daha kolay olmaktadır.
• Güncel teknolojik düzeye uygun ve kapsamlı olarak tasarlanan bulut ERP sistemleri bünyesinde beklenmedik durumlara karşı oluşturulmuş felaket kurtarma senaryoları barındırır. Böylece veri kaybı ya da yetkisiz erişim gibi sorunlar asgari düzeye indirilebilmektedir. Merkezi erişim ve kontrol imkânı sayesinde hızlı karar alma ve uygulama süreçleri ile ERP’den maksimum verim almak mümkün olmaktadır.
• İş süreçlerinde hız ve esneklik
• ERP sistemleri çoğu zaman ortak bir veri tabanı kullanan ve önceden belirlenmiş bir şemaya uygun hareket edecek şekilde tasarlanır. Böylece kurumsal verilerin belirlenen standartlarda işlenerek kullanıcılara sunulması kolaylaştırılır. İşletme yapısıyla uyumlu olacak şekilde gruplandırılan veriler finans, insan kaynakları, pazarlama ve operasyon gibi departmanlara ihtiyaçları doğrultusunda iletilir.
• İş süreçleri bakımından işletmeye uyarlanabilen ERP yazılımları ve modülleri veriler, sistemler ve bunları kullanan insanlar arasında bağlantı sağlar. Kısaca yeniden ifade etmek gerekirse ERP, işletmelerin iş akış süreçlerine teknoloji enjekte etmek olarak nitelenebilir.
• Optimizasyon, doğru kararlar alma, etkin süreç yönetimi ve hız bakımından işletmeye katkılar sunan ERP yazılımları elde edilen veriler ışığında esnek adımlar atabilmenin de önünü açar. Klişe haline gelmiş standart kararlar vererek yerinde saymak yerine olası fırsatları değerlendirmek çok daha kolay ve mümkün hale gelir.
• Müşteri ilişkileri yönetimi ve müşteri memnuniyeti
• ERP müşteri yönetimi konusunda işletmelere yeni ufuklar açan ve doğru karar alma süreçlerini destekleyen bir yazılım bütünüdür. ERP sistemleri, işletme ile müşteri arasındaki ilişkilerin çok daha efektif bir şekilde yönetilmesine ciddi katkılar sağlar. Müşteri bilgileri ve iletişim geçmişini takip etmek kolaylaşır, alınacak hassas notlar ile müşteri memnuniyeti en üst seviyeye taşınabilir. Bu durum ayrıca sadakat programlarının uygulanmasını destekleyerek işletmeye yol gösterici adımları atmada ışık tutar.
• Günümüzün yüksek rekabete sahne olan iş hayatında işletmelerin başarılı olabilmesi için çoğu zaman sunulan mal ve hizmetin kaliteli olması yetmemektedir. Müşteri odaklı bir strateji izleyen işletmelerin rakiplerinin önüne geçmesi kaçınılmaz olmaktadır. Bu sebeple sunulan hizmetin müşteri memnuniyeti oluşturmayı hedeflemesi önemlidir. Ayrıca müşteri sadakatinin sağlanması ve kurulacak uzun vadeli ilişkiler, işletmelerin sürdürülebilirliği açısından kritik öneme sahiptir.
• ERP yazılımlarının bir parçası olabilecek yapıdaki CRM yani müşteri ilişkileri yönetimi modülleri işletmelerin müşteriler ile olan ilişkilerini yönetmek ve müşteri ihtiyaçlarına etkili bir şekilde yanıt vermek bakımından değerli olmaktadır. Bu durum piyasa koşullarında rekabet avantajı elde etmeyi sağlayacağından stratejik bir yönetim yaklaşımı olarak kabul edilmektedir.
• Büyüme ve genişleme için alt yapı hazırlığı
• Kurumsal kaynak planlama (ERP) programları, planlamadan üretime, satın almadan satışa, üretimden dağıtım ve pazarlamaya, muhasebeden müşteri hizmetlerine bir işletmenin tüm süreçlerinin tam entegre bir şekilde yönetimini sağlar. Sistematik bir yönetim anlayışı işletme büyüklüğünden bağımsız olarak sağlanmış olur. Bu sebeple küçük işletmeler de bu yazılımları verimli bir şekilde kullanabilmektedir.
• ERP yazılımları sayesinde küçük işletmeler hem finansal verilerini hem de müşteri bilgilerini tek bir sistem üzerinden kontrol edebilir. Stok takibini gerçek zamanlı olarak elde ederken satış rakamları ile üretimdeki son durumu olası seçenekler üzerinden mukayese edebilir. Böylelikle tüm enerjisini inovatif faaliyetlere verme şansı edecek olan işletme, büyüme ve gelişme fırsatlarını çok daha kolay değerlendirebilir.
• ERP sistemleri ile elde edilen optimizasyon işletmenin stok maliyetleri ile diğer tüm giderlerinin azalmasını sağlayabilir. İş gücü ve operasyon giderlerinden sağlanacak tasarruflar sayesinde yeni atılımlar yapabilmenin önü açılır. Özellikle küçük işletmelerin en önemli handikapları arasında sayılabilecek olan ölçeklenebilirlik sorununu aşmak çok daha kolaylaşır.
• Zaman içerisinde meydana gelen değişimler sonucunda yaşanan büyüme ya da küçülmelerin sağlıklı bir şekilde oluşabilmesi bakımından ölçeklenebilirlik büyük önem taşır. Büyüme hedefi taşıyan bir işletmenin ERP sistemlerinin kullanıcı sayısının artışına, yeni iş birimlerinin entegre edilebilmesine ve artan iş yüklerine yanıt verebilmesi gerekir. Ölçeklenebilirlik ve esnekliği birleştirebilen işletmeler başarılı olmanın anahtarına ulaşmış demektir.