Fatura hakkında bilmeniz gereken 9 şey

Türkiye’de Maliye Bakanlığı’nın koyduğu kurallar çerçevesinde işletmeler, verdiği hizmet veya sattığı mal karşılığında, müşterisine borç tutarı kadar ticari vesika düzenler. Fatura olarak adlandırılan bu belge, en önemli ticari belgeler arasında yer alır. Fatura kesmek için muhasebe yazılımı ya da ERP programı da kullanılabilir. İşletme sahibinin düzenli olarak bulundurması ve takibini yapması gereken fatura hakkında bilinmesi gereken şeyler ve e-Fatura ile naylon fatura nedir sorularının cevapları için yazımızı okumalısınız. 

Şirketinizi kurduktan sonra ticari faaliyete başladıysanız ve ilk satışınızı yaptıysanız fatura düzenlemeniz (kesmeniz) gerekir. Bunun için fatura adres yanlış ise ne yapmalı, kapalı fatura nedir, fatura kesmek için gerekli bilgiler nelerdir gibi fatura hakkında soruların cevaplarına hakim olmalısınız.

Fatura basma yetkisi olan yerler

Kıymetli resmi evraklar arasında bulunan fatura, yalnızca Maliye Bakanlığı tarafından belirli koşulları sağlayan matbaalar tarafından basılır. Fatura basma yetkisi olan matbaalar, fatura basma işlemi için vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi ve yoklama tutanağı ya da KDV beyannamesinin tahakkuk fişini ister.

Hizmetinizi belgelendireceğiniz faturanın tasarımını, matbaada bulunan hazır formatlardan seçerek oluşturabilirsiniz. Kurumsal kimlik çalışması yapan firmalara özel olarak hazırlattığınız tasarımı da kullanabilirsiniz. Fatura formatının A4 boyutunda olması standart yazıcılardan çıktı almaya olanak tanıdığından fiyat teklifi alırken, basılmasını istediğiniz faturanın A4 boyutunda olmasını talep edin. Faturanızın üç nüshadan oluşmasını ve renklerin farklı olmasını isteyin. Bu sayede kopyaların karışmasının önüne geçebilirsiniz.

Tahsilatlarınızı hızlandırmak için ödeme yapılmasını istediğiniz banka hesap numaralarını matbaaya iletin. Adet yükseldikçe maliyetin düşmesi daha çok fatura bastırmak istemenize neden olabilir; fakat logo, isim ya da adres değişikliği gibi durumlarda fatura iptal süreçleri ile uğraşmak zorunda kalabilirsiniz. Bu nedenle bir yıl içinde kullanacağınız kadar basım yaptırmalısınız. Kırtasiyeden alacağınız fatura koçanını notere onaylatarak da kullanabilirsiniz.

Faturada bulunması gereken bilgiler

Faturada firmaya ait bulunması gereken bilgiler firma logosu, firma tam unvanı, firma iletişim ve adres bilgileri, vergi numarası, ticaret sicil numarası, mersis numarası, banka bilgileri şeklinde. Müşterilerin ünvan, adres, vergi dairesi, vergi no gibi bilgilerinin yer alacağı faturada Maliye Bakanlığı mührü, fatura tarihi, fatura seri no, satılan malın ya da hizmetin türü, tutarı, varsa KDV tutarı bilgileri de bulunur.

Faturanın saklanması

Fatura kesme işlemlerinde sırayı atlamayın ve fatura kestikten sonra tek tek saklayın. Faturayı keserken yanlışlık yapılması durumunda tüm nüshaların üzerine “iptal” yazarak saklayın. Herhangi bir nedenle yırtılan faturayı bant kullanarak birleştirin ve tüm nüshaları ile beraber saklayın. Vergi kanunları gereğince fatura saklama süresi 5 yıl olup eksiklik olan faturalar kabul edilmez, iade edilir. Yurtdışından gelen faturalar geldikleri şekilde muhasebeleştirilir. Kayıp faturanın vergi dairesine bildirilmesi gerekir.

Yurtdışından gelen faturalarda orijinallik aranmaz; fakat yurt içinde fatura fotokopisi veya proforma faturalar mali açıdan geçersiz sayılır. Faturanın aslı yani ilk nüshasının kaybolması durumunda ikinci ya da üçüncü nüshadan fotokopi alınarak aslı gibidir kaşesi basılmalı ve imza verilmelidir.

Fatura kesme süresi

Faturanın, mal teslimi veya hizmetin verilmesini takip eden 7 gün içinde kesilmesi gerekir. Faturanın ilgili ayın KDV beyannamesinde yer alması gerektiğinden 7 günlük sürede sonraki aya geçiş varsa 7 günlük süre beklenmeden fatura kesilmeli. Kesilen faturanın ulaşma süresi de 7 gün olup itiraz süresi faturanın ulaşmasından sonraki 7 gündür. İtiraz edilen fatura, itirazı belirten bir belgeyle iadeli taahhütlü ya da noter kanalı ile gönderilebilir. Bir önceki yılın faturasının yeni ulaşması durumunda fatura muhasebeleştirilse de gider olarak gösterilemez. Bu faturanın KDV’si de KKEG (kanunen kabul edilmeyen gider) olacaktır.

Fatura dili

Vergi kanunlarına göre tüm muhasebe işlemleri Türkçe tutulur. Faturada beyan edilen tutarın da TL cinsinden yazılması gerekir. Farklı bir para birimi üzerinden fatura kestirilecekse kur bilgileri ve hesaplanan KDV tutarının TL karşılığının fatura açıklamasına yazılması gerekir.

Açık ve kapalı fatura farkı

Açık fatura, vadeli satışı yapılan hizmet veya ürün için kesilen ve kaşe ile imzanın faturanın üst tarafında bulunduğu faturayı ifade eder. Kapalı fatura ise ödemenin peşin alındığı ve kaşe ile imzanın faturanın alt tarafında bulunduğu faturayı ifade eder. Faturanın açık veya kapalı olması vergi kanunlarına göre önemsiz sayılır.

Naylon fatura

Şeklen normal bir faturadan farkı bulunmayan naylon fatura için mal ya da hizmet satışı yoktur. Naylon fatura, stoklarını eritmek isteyen ya da çok düşük görünen hasılatlarını artırmak isteyen işletmeler tarafından kesilir. Bu işletmeler faturada hesaplanan KDV’yi ya da gelir sebebi ile oluşacak Kurumlar Vergisini talep eder. Faturayı alan firma da giderini yüksek gösterip az vergi ödemeyi amaçlar. Naylon fatura kesmek de almak da suçtur ve yaptırımla sonuçlanır. 3 yıldan 5 yıla kadar hapis cezası ile verginin 3 katı kadar da vergi ziyaı cezası verilir.

Fatura yerine kullanılan belgeler

İşin niteliğine göre serbest meslek makbuzu, gider pusulası gibi belgeler de kullanılır. Bu belgeler perakende satış fişi (taksi fişi vb), yazar kasa fişi, yolcu taşıma biletleri, gider pusulası ve serbest meslek makbuzudur.

E-fatura

Elektronik ortamda hazırlanan faturaların mali açıdan matbu faturadan farkı bulunmaz. E-fatura kullanmak için GİB’e başvuru yapmak, Tübitak’a başvuru yaparak mali mühür almak ve entegrasyon veya portal için başvuruda bulunmak gerekir. E-fatura, Maliye ile direkt entegre olarak veya Maliye’nin portal altyapısını kullanarak kesilebileceği gibi entegratör firma arayüzünü ya da bu entegratörler ile entegre olmuş faturalama uygulamalarını kullanarak da kesilebilir. KOBİ’ler için en uygun yöntem entegratörler ile entegre çalışacak faturalama uygulamalarını kullanmak olur. E-fatura uygulamaları, hem en maliyetsiz hem de en kullanışlı yöntem olup özellikle girişimciler tarafından tercih edilir. Sisteme kayıtlı firmalar, kendi aralarında basılı fatura kullanamaz.

Logo Yazılım’ın e-çözümler grubunda bulunan e-Fatura ürününü incelemek, detaylı bilgi ve talep için bu sayfadan faydalanabilirsiniz.