ERP'de veri gizliliği

Bugünün dijital dünyasında en değerli varlıklardan birinin veri olduğu muhakkak. İster B2B ister B2C olsun tüm işletmeler açısından veri, kârlılığın ve verimliliğin en kritik anahtarlarından biri olarak görülüyor. Çünkü tüm kurumsal süreçler, veri analizi sayesinde ortaya çıkan anlamlı bilgiler doğrultusunda dönüştürülüyor, yenileniyor, güncelleniyor. Verilerin oluşturulması, işlenmesi ve raporlaştırılmasında ise işletmelerin bir numaralı yardımcısı, kurumsal kaynak planlama (ERP) programları.

Hem verinin hem de ERP’nin bu kadar önemli olduğu, üstelik uzaktan çalışmanın da yaygınlaştığı bir dünyada, ERP üzerindeki verilerin gizliliğinin korunması hem kurumların itibarı hem de operasyonel süreçlerin sağlığı açısından kritik bir konu olarak gündeme geliyor. Beraberinde de KVKK gibi veri gizliliğine ilişkin yasal düzenlemelere tam uyum sağlamak gerekiyor. Konu böylesine kritik olunca, ERP’de veri gizliliği konusunda bilgi sahibi olmak önem kazanıyor. Bu nedenle, gelin, ERP programlarında veri gizliliğinin temel noktalarını hep birlikte inceleyelim.

ERP programlarında veri gizliliği hangi araçlarla sağlanıyor?

ERP programlarında satış verileri, mali veriler, müşterilerin kişisel bilgileri, insan kaynakları verileri, farklı projelerin bilgileri, fikri mülkiyet kapsamındaki bilgiler gibi pek çok değerli veri bulunuyor. Bu verilerin kimlik avı (phishing), fidye yazılımlar (ransomware), kazara veya kötü niyetle sızdırılma gibi tehditlere karşı korunması büyük önem taşıyor.

ERP’deki verilerin gizliliğin korunmasında kullanılan en yaygın araçlardan biri olarak veri maskeleme (data masking) karşımıza çıkıyor. Hassas veriler şifrelenerek, karartılarak, anlamlı olmayacak şekilde karıştırılarak maskelenebiliyor. Böylece sadece yetkili kişiler bu verilere doğru şekilde ulaşabilirken, yetkisi olmayanlar veya kötü niyetli yaklaşanlar işlerine yaramayan veri parçacıklarıyla veya anlamsız dizilimlerle karşılaşıyorlar.

Bir başka önemli araç ise verilere erişimin sınırlandırılması ve takibi. Farklı yetkilendirme kategorileri çerçevesinde, ERP’deki hassas veriler ancak belirli kişilere açık tutuluyor. Beraberinde de bu verilere erişim düzenli olarak takip edilerek yetkisiz kişilerin erişim girişimleri kayıt altına alınabiliyor.

Elbette uzun süredir hayatımızda olan güvenlik duvarları da verilere izinsiz erişimi sınırlandırıyor. Bu noktada, güvenlik sistemlerinin düzenli olarak güncellenmesi ve gerektiğinde yamalarla (patch) geliştirilmesi önem kazanıyor.

Blok zinciri (blockchain) teknolojisi de ERP’deki verilerin gizliliğin korunmasında kullanılabiliyor. Şeffaf ama dağıtık kayıtlar üzerinden işleyen blok zinciri teknolojisi sayesinde verilere ek bir koruma katmanı uygulanabiliyor, böylece yetkisiz kişilerin erişimi sınırlandırılıyor.

Bazı firmalar ise yukarıda açıkladığımız yöntemlerle güncel verileri korurken, uzun zaman içinde biriken ve artık ihtiyaç duyulmayan verileri silme yönteminden de yararlanıyor. Böylece hem gereksiz veri yükü ortadan kaldırılıyor hem de güncelliğini yitirmiş, yine de yasal olarak gizlilik kapsamında bulunan veriler silinerek veri hırsızlığına karşı korunmuş oluyor.

2024'te ERP için veri gizliliği trendleri

Önceki yıllarda olduğu gibi, 2024’te de ERP programlarında veri gizliliğini garantiye alma konusu gündemdeki yerini koruyor. Hassas verileri korumak üzere çeşitli güvenlik önlemleri alınırken, sadece IT ekiplerine değil, firma çalışanlarının geneline bu çerçevede eğitimler vererek personeli bilinçlendirmek önemli bir trend olarak süregeliyor.

ERP sistemlerinde saklanan verilerin gizliliğini korumak için veri şifreleme, erişimi sınırlama, kullanıcı faaliyetlerini izleme, çok faktörlü doğrulama gibi uygulamalar giderek yaygınlaşırken, yasal yaptırımların da artmasıyla işletmelerin bu alanda reaktif değil, proaktif davranması gerektiği vurgulanıyor.

Alınan önlemlere ek olarak yasal düzenlemelerin de ihtiyaca göre sık sık güncellenmesi nedeniyle işletmeler, kullanmakta oldukları ERP programlarını sunan şirketlerden otomatik güncelleme ve bu anlamda etkin danışmanlık gibi hizmetleri giderek daha çok talep ediyor.

Ayrıca her geçen gün gelişen yapay zekâ (AI) teknolojilerinin de ERP sistemlerinde veri gizliliğini koruma anlamında giderek daha fazla kullanılacağı öngörülüyor. Özellikle tehditlerin veya şüpheli girişlerin algılanması, bu gibi girişimlere hızla otomatik karşılık verilmesi gibi konularda AI’ın önemli rol oynayacağı düşünülüyor.

Bulut ortamının, zannedilenin aksine daha da gelişmiş ve modern güvenlik seçenekleri sunması sayesinde, gittikçe daha çok sayıda ERP programının da buluta taşınması, işletmelerin bulut ERP çözümlerini daha fazla tercih etmesi de bekleniyor.

ERP'de veri gizliliği için firmalar neler yapabilir?

ERP kullanan firmalar gerek yasal zorunluluklar gerekse itibarları açısından veri gizliliğini ve güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. Bunu yapabilmek için de yukarıda sözünü ettiğimiz araçlardan kendilerine en uygun olanını veya olanlarını kullanabilirler. Bu süreçte önemli olan, ihtiyaçların ve çözümlerin doğru şekilde tespit edilmesidir. Bunun için de Logo Yazılım gibi uzman kurumsal teknoloji şirketlerinden danışmanlık almak önemlidir.

Yerleşik (on-premise) ERP kullanan firmalar sunucularını ve tüm donanım ve yazılımlarını veri ihlallerine karşı korumak için ilgili araçlardan yararlanabilir. Bir başka seçenek olarak da bulut ERP’ye geçerek esnek güvenlik önlemlerinden faydalanabilir.

ERP programı kullanmak veri gizliliğine ne yönden katkı sağlıyor?

ERP bir firmanın iş süreçlerini uçtan uca, verimli bir şekilde yönetmeyi sağlamanın yanı sıra, oluşan tüm verilerin tek noktada bir araya getirilmesine de imkân verir. ERP kullanmayan firmalarda veriler, farklı noktalarda dağınık şekilde saklanır. Veriler ne kadar dağınıksa, saldırılara karşı korunması da o kadar zor olur. ERP sayesinde merkezîleşen verilerin hem yönetimi hem de güvenlik duvarı gibi önlemlerle korunması daha kolaydır.

Bulut ERP kullanan firmalar ise bu güvenlik önlemlerini bir adım daha ileriye taşıyabilir. Verilerin tamamı bulutta birden fazla sunucuya aktarılarak yedeklendiği için arıza durumunda veriler rahatlıkla geri alınabilir; saldırı durumunda ise farklı sunucuların sağladığı ek koruma kalkanları sayesinde daha etkili bir koruma elde edilebilir.

Özetlemek gerekirse, firmaların en değerli varlığı olan verileri ERP programları sayesinde merkezîleştirmek güvenlik anlamında önemli bir adımdır. Sonrasında ise ERP ister yerleşik ister bulutta olsun, ihtiyaca uygun güvenlik önlemlerini devreye almak, sadece verileri değil, firmaların tüm paydaşlarını ve itibarını da korur.