e-Arşiv Fatura’da imza zorunluluğu ne anlama geliyor?

e-Arşiv Fatura, bir elektronik fatura çeşidi olup faturanın dijital ortamda düzenlenip saklanmasını ve ibraz edilmesini sağlıyor. e-Fatura kullanıcılarının yararlanabildiği bu sistem iş süreçlerini kısaltma, muhasebe faaliyetlerini hızlandırıp kolaylaştırma, hatalı işlemleri önleme, nakit akışını hızlandırma, düşük maliyet gibi birçok avantaj sağlıyor. Peki, e-Arşiv Fatura’da imza zorunlu mu, e-Arşiv Fatura’da hangi bilgiler bulunuyor? Soruların yanıtlarını blog yazımızın devamında bulabilirsiniz.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’in yayımladığı tebliğ ile GİB e-Arşiv Fatura kullanan tüm mükelleflerin, aracı hizmet sağlayıcılarının, İnternet reklamcılığı hizmet aracıları ile internet ortamında ilan yayınlayan mükelleflerin e-Arşiv Fatura uygulamasına 01.01.2020 tarihi itibarıyla geçişi zorunlu kılındı. e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce düzenlenecek faturaların vergiler dahil toplam tutarının 30.000 TL’yi aşması halinde söz konusu faturaların e-Arşiv fatura olarak düzenlemesi zorunluluğu getirildi. 

VUK 353. maddesine göre zorunluluk kapsamında olup e-Arşiv Fatura düzenlemeyenlere özel usulsüzlük cezası uygulanıyor. Bu tür usulsüzlük durumunda 1 Ocak 2020’de yürürlüğe giren “Özel Usulsüzlük Ceza Had ve Tutarları” na göre, 2020 yılında 350 TL ceza tutarı ödeniyor. Hatalı rakam ile fatura düzenlenmesi halinde mükelleflerin yanı sıra faturayı düzenleyen SMMM’ler de ceza alıyor.

e-Arşiv Fatura’da bulunması gereken bilgiler

Dijital dönüşüm için önemli bir adım olan e-Arşiv Fatura’nın VUK’un ilgili tebliğinde bulunan şartlara uygun şekilde düzenlenmesi önem taşıyor. e-Arşiv faturada düzenleme tarihi ve belge numarasının yanı sıra düzenleyenin adı, soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarasının; müşterinin adı, soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarasının bulunması gerekiyor. Ayrıca malın ve işin türü, miktarı, fiyatı, vergi türü, oranı ve tutarı, malların teslim tarihi ve irsaliye numarası, karekod veya barkod bilgilerinin de bulunması zorunlu tutuluyor

e-Arşiv Fatura’ya dair diğer zorunluluklar

e-Arşiv Fatura’da imza, kaşe, mali mühür olmalı mı ve e-Arşiv Fatura zaman damgasıyla damgalanmalı mı sorusunun yanıtı da merak ediyor. e-Arşiv Fatura matbu fatura gibi VUK ve diğer vergi kanunu hükümler doğrultusunda düzenleniyor. Dolayısıyla GİB’in Vergi Usul Kanunu’nun 433 seri numaralı genel tebliğine göre e-Arşiv faturada imza bulunması gerekiyor. 

VUK Genel Tebliği’ne göre, e-Arşiv faturasının zaman damgasıyla damgalanması zorunluluğu bulunmuyor. e-Arşiv Fatura’nın üzerindeki tarih ve zaman ile Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) ile imzalandığı zamanın aynı olması mümkün olamayacağından farklılık e-Arşiv Fatura’nın geçerliliğini etkilemiyor. İmza sirkülerinde veya imza beyannamesinde bulunan imza, e-Arşiv Fatura’da noterden ayrı bir tasdik gerekmeksizin hazır imza olarak kullanılabiliyor.

e-Arşiv uygulaması, faturaların 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesini, ikinci nüshaların  elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesini sağlıyor. Diğer yazılımlar, ERP sistemleri ve işletmenin genel iş süreçlerine kolayca entegre edilebiliyor. e-Arşiv ile hazırlanan e fatura, e-posta ya da SMS yoluyla alıcılara kolayca ve hızla gönderilebiliyor. Tüm satışlarında e-Arşiv çözümünü kullanan işletmelerin ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) kullanmaları gerekmiyor. e-Arşiv uygulaması, daha yüksek hız, daha düşük maliyet  avantajları sunuyor.