Doküman yönetimi seçiminde belirleyici 3 kriter

Dijitalleşmenin işletmelerin gündeminin ilk maddesi olduğu çağımızda teknolojinin hakimiyet kurmadığı sektör kalmadığını görüyoruz. Müşteri odaklı dijitalleşen yeni dünyada süreçler kâğıt üzerinde kaldığında, verimlilikten söz etmek de mümkün olmuyor. İşte bu noktada doküman yönetimi servisi kullanmanın önemi daha iyi anlaşılıyor. Peki, doküman yönetimi programının seçiminde nelere dikkat etmek gerekiyor?

Belgeler işletmeler için bilgi kaynağı, yasal süreçlere uyumun göstergesi, hesap verebilirlik güvencesi niteliği taşıyor. Bir işletmede iş yoğunluğuna göre onlarca dosya oluşturuluyor; müşteri ziyaretinden toplantılara, muhasebeleştirme süreçlerine tüm birimlerde ve iş akışında birçok doküman işlemden geçiyor. Bu durum doküman yönetimi sistemleri olarak ifade edebileceğimiz programları işletmelenin olmazsa olmaz ihtiyacı haline getiriyor. 

Küresel araştırma şirketi Gartner’in bir araştırmasına göre dokümanların yaklaşık yüzde 25’i yanlış yerde tutuluyor ve çalışanlar zamanlarının yüzde 60’ını doküman arayarak geçirdiği için işletmelere yüzde 15 civarında olumsuz maliyet yansıyor. Doküman yönetimi sistemleri dokümanı dijital olarak organize etmeye olanak tanıyor. Kâğıt üzerinde gerçekleştirilen tüm işlerin dijitalleşmesi birçok avantaj sağlıyor; fakat bu avantajların somut şekilde görülebilmesi için doküman yönetimi sisteminin bazı özellikleri barındırması kritik önem taşıyor. 

1. Kullanım kolaylığı

Dijitalleşme işletmelerde çalışanların dijital yetkinlere sahip olmasını gerektiriyor; fakat iş süreçlerini kolaylaştırma amacı taşıyan yazılımlar geliştirilirken teknolojiye uzak kalan çalışanların da olabileceğinin göz önünde bulundurulması gerekiyor. Kullanılamayan yazılım vadettiği faydaları sağlayamayacağından kurumsal doküman yönetimi sistemi yatırımı yaparken sistemin kolay kullanılabilir yapıda olmasına dikkat etmek gerekiyor.

2. İçerik ve kullanıcı yönetimi

Doküman yönetimi sistemi ile kurumsal ihtiyaçların karşılanabilmesi için sistemin süreçlere uygun fonksiyonlarının bulunması hassasiyet taşıyor. Sistemin içerik oluşturmadan arama yapmaya, yeni versiyon oluşturmadan içerik raporu elde etmeye birçok fonksiyonu sağlaması zaman kaybı yaşanmadan dokümanların yönetilebilmesi ve takibinin yapılabilmesi açısından önem taşıyor.

3. Güvenlik ve destek

Veriyle şekillenen iş dünyasında veri kaybı işletmeler için en hassas konuların başında geliyor. Doğru yetkilendirme ve güvenlik sayesinde kritik ya da gizli nitelikteki dokümanların şirket dışı yetkisi olmayan kişilerin eline geçmesi ve veri kaybı yaşanması önlenebiliyor. IT sistemlerinde çeşitli nedenlerden dolayı servis kesintileri yaşanabiliyor. Bu tür durumlarda destek sağlanabilir olması gerekiyor. Bu noktada sistemin bulut yapıda olması önemli avantaj sağlıyor. Bulut doküman yönetimi hem veriye ulaşmada zaman ve mekan sınırlamasını ortadan kaldırıyor hem de ek maliyet gerektirmiyor.

Logo Doküman Yönetimi işletmelere nasıl avantaj sağlıyor?

Logo Doküman Yönetimi, söz konusu kriteri taşıyan bir sistem olarak doküman yönetiminden kaynaklanan iş yükünü azaltıyor. Bulut tabanlı Logo Doküman Yönetimi, ayrıca bir yatırım yapmayı gerektirmemesi sayesinde maliyet avantajı sağlıyor. Tüm mobil cihazlarla uyumlu çalışan doküman yönetim programı,  mobil cihazlarda çevrimdışı mod özelliği sayesinde internete erişimin zor olduğu saha koşullarında dada dokümanları görüntüleyebilmeyi sağlıyor. Gelen mailler görsel ve video ekleri dahil olmak üzere direkt olarak sisteme aktarılabiliyor. Tüm veriler, KVKK mevzuatına uygun olarak Türkiye’de tutuluyor, verileriniz yurt dışına çıkmıyor.

ISO 9001:2001 Kalite Yönetim Sistemi, girdi ve çıktılarının kaydedilmesini kalite gereksinimi olarak benimsiyor. Logo’nun doküman yönetim servisi, meta veri yönetimi sunarak dokümanlardaki bilgileri kurumsal hafızaya dönüştürüp, ürün ve hizmetlerde kaliteyi artırıyor. Dokümanların kategorize edilebildiği sistem, yetki tanımlamaları yapmayı sağlayarak güvenliği üst seviyeye çıkarıyor. Destek ekibi kullanımla ilgili tüm soruları hızlı bir şekilde çözüm üreterek yanıtlıyor. Elbette sistem kâğıt ve alan tasarrufu da sağlıyor.