E-Arşiv Faturası Nedir, Nasıl Kullanılır?

e-Dönüşüm uygulamaları ile birlikte gündeme gelen sistemlerden biri de e-Arşiv oldu. Biz de bu yazımızda e-arşivin tam olarak ne olduğunu ve nasıl kullanıldığını, kimlerin e-arşiv faturası kullanması gerektiğini ve e-arşiv uygulamasından son haberleri bir araya getirdik.

433 Seri Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-Arşiv Uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır.

e-Fatura ile e-Arşiv faturasının farkları nelerdir?

Genelde e-Fatura ile de karıştırılabilen e-arşiv, aslında hem e-fatura hem de e-arşiv faturalama sistemine ait iki fatura türünü temsil eder. E-Fatura elektronik fatura sistemine kayıt iki firmanın birbirine gönderdiği fatura çeşididir.  E-arşiv faturası ise biri elektronik fatura kullanan diğeri kullanmayan iki firmanın birbirine gönderdiği fatura türüdür. Yani ikisi de aynı şey olmasına rağmen, gönderici farklarından ötürü bu şekilde sınıflandırılmıştır.

e-Arşiv faturasını kimler kullanmalıdır?

e-Arşiv faturası uygulamasından faydalanmak isteyen mükelleflerin öncelikle e-fatura uygulamasına kayıt olmaları gerektiğini hatırlatalım. Aynı zamanda Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB), e-Fatura’ya kayıtlı şirketleri ilgilendiren taslak tebliğine göre, e-Fatura’ya kayıtlı olan mükellefler, 01 Ocak 2019 tarihine kadar e-Arşiv Fatura sistemine geçmek zorunda. Taslak tebliğe göre brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan tüm şirketlerin e-Fatura ve e-Arşiv Fatura’ya geçmeleri zorunlu hale gelecek. Aynı günde aynı kişi veya kurumlara düzenlenen, toplam tutarı 50 bin TL ve üzerinde olan faturalar da e-Arşiv Fatura olarak düzenlenecek.

e-Arşiv faturası nasıl kullanılır?

e-Arşiv uygulamasından faydalanmak için bilgi işlem sisteminin entegrasyonu yöntemlerden biri. Bu yöntem, kendilerine ait bilgi işlem sistemini 7/24 işletebilen, yeterli yazılım ve teknik donanım alt yapısına sahip mükelleflerin, e-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanabilmeleri için geliştirilmiştir. Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcılar, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Arşiv uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabilirler.

Bir diğer yöntem de Başkanlık’tan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtası ile e-arşiv uygulamasından faydalanmasını sağlayan özel entegrasyon yöntemidir. İzinli mükelleflerden biri olan Logo Yazılım’ın e-arşiv uygulaması, e-fatura kapsamındaki ve kapsam dışındaki firmalar ile nihai tüketicilere e-Fatura düzenlenmesini, ikinci nüshasının elektronik olarak korunmasını ve ibraz edilmesini sağlıyor.

Logo e-arşiv uygulaması verilere hızlı ve kolay bir şekilde istenildiği an ulaşılabilmesini, geriye dönük fatura sorgulama süreçlerinin kolaylaşmasın sağlarken, gelen/giden fatura kaybının önlenmesini mümkün kılar. Aynı zamanda Logo e-arşiv uygulaması, firmanınızın süreçlerine ve kullandığınız ERP çözümüne kolay ve hızlı entegre olur.