Açık ve kapalı fatura nedir?

Ticari hayatta sıkça karşımıza çıkan ancak vergi usul ve kanunlarında hiçbir şekilde yer almayan açık ve kapalı fatura terimleri; tamamen satıcı ile alıcı arasındaki alışverişin tahsilatı ile ilgili geliştirilmiş kavramlardır.

Satılan bir ürün veya sunulan bir hizmet karşılığında alıcının borçlandığı toplam bedeli göstermek ve resmi açıdan satıcının vergiye tabi gelirinin de hesaplanmasını sağlamak adına düzenlenmesi zorunlu belgeler olarak tanımladığımız faturalar, ticari hayatın içinde yer alan en önemli unsurların başında gelmektedir.

Ticari faaliyet gerçekleştiren her türlü işletme açısından düzenlenmesi zorunlu olan faturalar için sıkça duyduğumuz “açık ve kapalı fatura” tanımlamaları, gerçekte her hangi bir resmiyeti olmayan ancak alışverişi gerçekleştiren taraflar arası tahsilatı nitelendiren yöntemlerdir.

Açık fatura nedir, neyi ifade eder ve nasıl kesilir gibi soruları yanıtlamanın yanı sıra kapalı fatura ile arasındaki farklara da değineceğimiz içeriğimizi aşağıda sizler için detaylandırdık.

Açık ve kapalı fatura nedir?

Fatura; satışı gerçekleşen herhangi bir ürün veya sunulan bir hizmet karşılığında, satın almayı yapan müşterinin ödemekle yükümlü olduğu bedeli göstermek ve resmi olarak geliri de vergilendirebilmek adına satıcı tarafından verilmesi zorunlu bir belgedir.

Faturaların açık veya kapalı fatura olarak nitelendirilmesi ise vergi kanunları açısından hiçbir anlam ifade etmemekle birlikte, satıcı ile alıcı arasındaki ödeme ya da tahsilat yöntemini belirlemek adına ticari hayata dahil olmuş tanımlamalardır.

Alıcı ve satıcı arasında gerçekleşen borç/alacak ilişkisini belirlemek adına gelişen yöntemde açık fatura vadeli bir işlemi yani henüz tamamlanmamış bir alışverişi ifade ederken, kapalı fatura ise ödemenin tamamının alındığını ve alışverişin her iki taraf açısından da tamamlandığını ifade etmektedir.

İşletmelerin kendi muhasebe takipleri açısından geliştirilen bu yöntemde; vadeli satışlar karşılığı kesilen açık faturalar, ancak tüm bakiye tamamlandıktan sonra kesilen bir tahsilat makbuzunun cari hesaba işlenmesi ile yürütülmektedir.

Kapalı faturalar ise, taraflar arası alışverişin her açıdan tamamlandığını ve fatura karşılığında herhangi bir alacak kalmadığını ifade etmektedir.

Açık fatura nedir?

Kanunlar ve resmi makamlar açısından bir önem arz etmeyen ancak ticari hayatın kendi dinamiği içinde gelişen açık fatura kavramı; vadeli satışı ifade eden fatura türüdür.

Açık fatura nasıl kesilir?

İşletmelerin muhasebe açısından cari hesap takibini daha rahat yapabilmeleri adına geliştirdikleri sistemde; normal faturadan farklı olarak firma kaşesi üst kısma basılır ve bu da henüz fatura bedelinin ödenmediğinin belirtilmesine yarar.

Açık faturada kaşe nereye basılır?

Açık faturalarda satıcı kaşe ve imzasını faturanın üst bölümüne basarak, faturanın vadeli bir fatura olduğunun her iki tarafın muhasebesi açısından da algılanmasını ve cari hesapların o şekilde işlenmesini sağlar.  

Açık fatura örneği

Açık fatura örneği vererek konuya daha netlik kazandırmamız mümkün olacaktır.

Satıcı, 1.000 TL karşılığında sattığı bir ürün için karşı tarafa 15 gün vade imkanı tanır. Bu durumda alıcı ürünü aldığı halde herhangi bir ödeme yapmamıştır. Satıcı bu tip bir durumda alıcıya “açık fatura” olarak tanımlanan ve vadeli satışı ifade edecek şekilde kaşesi üst tarafa basılmış bir fatura verir.  Alıcı, satıcıya borçlanmıştır.

Açık faturanın karşılığında alıcının yapacağı ödeme ya da ödemeler, satıcının keseceği “tahsilat makbuzları” ile tahsil edildikçe cari hesaba işlenecek ve borç/alacak hesabı bu şekilde takip edilecektir.

Faturalar her zaman ticari borç/alacak hesaplarında yasal açıdan dikkate alınan en önemli evraklar olduğundan kaşe/imza alanlarının kontrolünün doğru yapılması ya da açık faturalar karşılığı mutlaka tahsilat makbuz belgelerinin alınması önemlidir.

 Kapalı fatura nedir?

Kapalı fatura, satıcı ve alıcı arasında faturaya konu olan ürün veya hizmet ile ilgili tüm ödemenin alındığını belirten fatura tipidir.

Satıcı, satışı gerçekleşen ürünü ile ilgili düzenlediği faturadan herhangi bir alacağı kalmadığını ve bedelin peşinen alındığını belirtmek adına müşterisine “kapalı fatura” keser.  Bu tip bir alışveriş sonucu kesilen kapalı faturada kaşe ve imza faturanın en altında yer alır.

Kapalı fatura nasıl kesilir?

Satılan ürüne ya da verilen servise karşılık oluşturulan faturanın karşılığı peşin olarak alındığı takdirde fatura kesiminde kaşe ve imza faturanın alt kısmına denk gelecek şekilde basılır. Bu işlemle fatura, kapalı fatura olarak muhasebe kayıtlarına girer.

Kapalı faturada kaşe nereye basılır?

Kapalı faturalarda, faturaya konu bedelin tamamımın tahsil edildiğini vurgulamak ve işlemin her iki taraf açısından da tamamlandığını belirtmek adına satıcı kaşe ve imzası faturanın alt kısmına basılır.

Kapalı fatura örneği

Konuya açıklık getirmek adına bir kapalı fatura örneği vermek de doğru olacaktır.

Satıcı, 1.000 TL karşılığında sattığı bir ürün için karşı taraftan tüm bedeli peşin olarak tahsil etmiştir. Bu durumda satıcı ile alıcı arasında gerçekleşen alışveriş tamamlanmış sayılmaktadır.  Satıcı bedelini peşin olarak tahsil ettiği bu satış sonunda alıcıya “kapalı fatura” olarak tanımlanan ve herhangi bir alacağın kalmadığını ifade edecek şekilde kaşesi ve imzası alt tarafa basılmış bir fatura verir.  Bu işlemle alıcı ile satıcı arasında herhangi bir borç/alacak kalmamıştır.

Kapalı faturalar karşılığında gerçekleşen satışlarda ayrıca bir tahsilat makbuzuna gerek kalmamaktadır. Ancak; alıcın tüm bedelini peşin olarak ödeyerek satın aldığı ürün karşılığı alacağı faturada kaşe ve imza yerini kontrol etmesi, yapılacak ufak bir hata ile faturanın açık fatura olarak düzenlemiş olması sonucu ileride adına borç oluşabileceğini bilmesi önemlidir.  

Açık ve kapalı fatura arasındaki farklar nelerdir?

Açık veya kapalı olarak ayrıştırılan ancak ilgili vergi kanunları gereği resmi bir niteliğe sahip olmayan bu faturalar;  sadece satıcı ve alıcı arasındaki ödeme yöntemlerini belirlemeye yarayan, muhasebe kayıtları, cari hesaplar dolayısıyla da borç/alacak takibi açısından önem kazanan belgelerdir.

Herhangi yasal bir çerçevede ayırt ediciliği olmadığından, vergileştirme süreçleri açısından her iki fatura tipi de aynı yasal işlemlere tabidirler. Vergi kanunları; bir faturanın açık veya kapalı olmasını değil fatura bedeli üzerinden oluşacak vergilendirme oranlarını hesaplamak adına işleyen sistemler bütünüdür.

Açık ve kapalı fatura arasındaki tek fark, söz konusu ürün veya hizmet karşılığında ödenecek bedelin ödeme yönteminden kaynaklanmaktadır.  Yukarıda da ifade edildiği gibi; açık faturalar vadeli satışlar karşılığında, kapalı faturalar ise peşin olarak tahsilatı yapılan satışlar karşılığında kesilen fatura tipleridir. Aralarındaki farkı anlamak açısından dikkat edilmesi gereken tek nokta, fatura üzerindeki kaşe ve imza alanlarıdır.

Açık ve kapalı fatura arasındaki bir diğer fark ise tahsilat makbuzu konusudur. Açık faturalarda vadeli bir satış söz konusu olduğundan, vade günü geldiğinde fatura karşılığında ödenecek tutar bir tahsilat makbuzu kesilerek alınır. Tahsilat makbuzu cari hesaplara işlenerek satıcı ve alıcı arasındaki borç takibinin doğru yapılmasını sağlar.

Kapalı faturalarda tüm ödeme peşin olarak alındığı için fatura haricinde herhangi başka bir evrağa ya da tahsilat makbuzuna gereksinim yoktur.

Her iki faturada da kaşe yerlerinin doğru şekilde kontrolünün sağlanması, ileride alıcı ve satıcı arasında oluşabilecek muhasebesel yanlışlıkları önlemek adına çok önemlidir.

Her iki fatura tipi de; e-fatura sistemler üzerinden düzenlenebilir niteliktedir.

Vadesinde ödenmeyen açık faturalar ile icra takibi yapılabilir mi?

Bir satıcı, vadeli olarak gerçekleştirdiği bir satış sonrasında kestiği açık faturanın bedelini belirtilen vadede tahsil edemediği takdirde aşağıdaki koşulları yerine getirmiş olması durumunda hukuki süreçleri başlatabilir.

*Faturalardan doğan bir alacağın ispatını sağlamak için yasal olarak gereklilik gösteren tüm resmi işlemlerin doğru yapılması şarttır.

*Söz konusu alacak hangi tip fatura kesildiği takip edilmelidir. Yanlışlıkla kapalı fatura olarak düzenlenen faturalarda icra takibi, açık faturaya göre çok daha zordur.

* Açık fatura karşılığı belirtilen vadede ödemesini gerçekleştirmeyen alıcının fatura içeriğine resmi yollardan itiraz edip, etmediği önemlidir.

Tüm bunlara ek olarak, e Fatura hakkında detaylı bilgi için İşbaşı'nı ziyaret edebilirsiniz.